PDF - Hinweise einfügen, die nicht gedruckt werden. Geht das?

[macinbs]

Hallo,

wir haben eine Software im Einsatz, in der unsere vorher definierten PDF`s mit entsprechendem Text gefüllt werden, die aus dem Datensatz der Software stammen. Am besten dazu mal den Screenshot anschauen.



Nun lassen sich aus der Software heraus leider entsprechende Felder der PDF nicht befüllen, weil es sich z.B. um Checkboxen handelt. Damit das PDF aber von uns vollständig ausgefüllt wird (die PDF lässt sich nach dem Extrahieren weiterhin bearbeiten) würde ich gerne die Bereiche deutlich kenntlich machen, die manuell gepflegt werden müssen. Eine Möglichkeit wäre, dass die Schrift an den entsprechenden Stellen rot dargestellt ist. Ich hätte jedoch gerne Markierungen, die innerhalb der PDF sehr deutlich sind, aber NICHT mit ausgedruckt werden.

Habt Ihr dazu einen Lösungsansatz?

 

[TEXnician]

Mag sein, dass ich dich missverstehe, aber die Daten, die hier eingetragen werden sollen, sind bereits in dem Datensatz einer Software vorhanden und müssen hier manuell in das PDF eingetragen werden?
Wenn dem so ist, würde ich doch eher vorschlagen das Problem an der Wurzel zu packen und einen Weg finden, wie man dieses PDf automatisiert erstellen kann (das manuelle Übertragen kostet Zeit, ist eigentlich unnötig und vor allen Dingen sind Übertragungsfehler möglich, dann steht in eurer Software etwas anderes als in dem PDF).
Kann eure Software die einzelnen Datensätze denn in irgendeinem gescheiten Format (beispielsweise als CSV-Tabelle) exportieren. Wenn ja, könnte man beispielsweise automatisiert aus diesen Textdateien die nötigen Informationen extrahieren und damit ein LaTeX- oder ConTeXt-Dokument erstellen, das dann gesetzt wird.

 

[macinbs]

Die Software bietet das leider derzeit nicht an und wurde nicht nur für uns erstellt.

Um das mal an dem Screenshot klar zu machen: Die Software kann leider kein "ja" oder "nein" in dem Feld "Mit der Eintragung einverstanden" einfügen. Dies es ein Beispiel für einige Bereiche in verschiedenen Dokumenten. Hier soll jetzt einfach innerhalb der PDF grafisch deutlich gemacht werden, dass der Anwender nach dem Erstellen der PDF noch eine manuelle Korrektur vornehmen muss. Und diese grafische Kenntlichmachung soll eben nicht mit ausgedruckt werden, sondern nur als Hinweis für den Anwender auf dem Monitor angezeigt werden.

 

[TEXnician]

Die Software bietet also nicht an, die in ihr erstellten Datensätze in ein gängiges Dateiformat zu exportieren? Dann hoffe ich für dich, dass ihr niemals die Software wechseln müsst.

Welche Software wird denn zur Anzeige der PDF-Datei verwendet? Man kann in pdfs auch Javascript einsetzen, um damit interaktive Dokumente zu erstellen. Bei leeren Feldern könnte man diese dann rot färben, wenn sie leer sind, weiß oder grün, wenn sie nicht leer sind. Oder man könnte sogar testen, ob "korrekte" Werte eingetragen wurden (wenn in einem Feld nur "Ja" oder "Nein" stehen sollte, könnte man bei allen anderen Eingaben das Feld beispielsweise Orange einfärben um zu signalisieren, dass hier ein Fehler vorliegt). Zusätzlich kann man dann noch einen "unsichtbaren Button" beispielsweise in die obere rechte Ecke einbauen, mit dem man die Farben (beispielsweise für den Druck) deaktivieren kann. Problem ist nur, das ganze dürfte wahrscheinlich nur mit Adobe Reader funktionieren, da die wenigsten Reader eine Javascript-Engine integriert haben und selbst wenn sie eine haben wäre ich vorsichtig.
Grundsätzlich würde ich von solch interaktiven PDFs absehen (bzw. diese nur in Kombination mit bestimmten Readern verwenden, bei denen ich vorher sichergestellt habe, dass sie Dokumente fehlerfrei funktionieren).

Sauberer und schöner ginge es natürlich wenn man gar nicht erst mit ausfüllbaren PDFs arbeitet, sondern sich ein kleines Programm für wenig Geld programmieren lässt. In der GUI füllt man dann die einzelnen Felder aus, dort kann man dann auch problemlos auf falsche Eingaben testen, alles beliebig bunt einfärben und auch noch beliebige andere Funktionen integrieren, wenn einem danach ist. Zum Schluss dann noch ein Button mit "PDf erstellen" drauf einfügen, der an Hand der Eingaben dann das fertige PDF erstellt (beispielsweise über LaTeX oder ConTeXt).
Aufwand: Dürfte in wenigen Stunden programmiert sein.