Outlook Mac - Einzelne Mails speichern & Alle Dateien Frage

[Oekotussi]

Hi

Ich habe gestern das erstemal OL Mac in betrieb genommen und vorne weg, ich verstehe garnicht warum einige OL Mac hier so zerreisen, es ist doch auch in der Mac Version Klasse

Nun meine Fragen,

a. Da ich sehr viele Mails habe, ist es richtig, das diese ALLE einzeln unter "Alle" Dateien zu sehen sind?
Kann man das irgendwie ändern?
Falls Ja wie?

b. Kann man einzelne Mails auch "ausserhalb" von Outlook öffnen und auch speichern?

Danke schon mal

Ökotussi

 

[jomip]

Was meinst Du mit "Alle"?
Einzelne Mails kannst Du per drag and drop einfach in beliebige Ordner packen und von dort aus auch wieder öffnen.

 

[Oekotussi]

Was meinst Du mit "Alle"?
Einzelne Mails kannst Du per drag and drop einfach in beliebige Ordner packen und von dort aus auch wieder öffnen.

Hi

Na Alle Mails die ich Outlook habe werden unter Alle Dateien einzeln angezeigt.

Wenn ich die von dort in einen anderen Ordner verschiebe, sind sie dann aber immer noch in Outlook in den vorgegebenen Ordnern drin?

Und wenn Sie verschoben sind, lassen sie sich doch trotzdem nur mit Outlook öffnen oder?
Gibt es nicht eine Möglichkeit die Einzelnen Mails in einem anderen Format zu speichern und zu Archivieren z.b.?

Ökotussi

 

[jomip]

Sorry, aber ich blick da immer noch nicht durch. Hast Du Dich schon mal mit Outlook etwas näher beschäftigt? Ich versuche es mal aufzudröseln:

1. Alle eingehenden Mails landen im Ordner "Posteingang". In Outlook selbst kannst Du selbstverständlich weitere (Eingangs-)Ordner anlegen und Mails aus dem "Posteingang" dorthin verschieben. Du kannst aber auch Regeln erstellen, die diese Aufgabe automatisch für Dich erledigen.

2. Alle Mails archivieren kannst Du auch mit Outlook. Schau mal unter im Menü Datei > Exportieren...

3. Willst Du nur einzelne Mails archivieren, dann geht es - wie erwähnt - per drag and drop einfach und schnell. Per Doppelklick lassen sich diese Mails dann wieder öffnen (mit Outlook). Willst Du die Mails nur kurz ansehen, reichst es auch, sie zu markieren und mit der Leertaste aufzurufen (QuickLook).

 

[fa66]

… Na Alle Mails die ich Outlook habe werden unter Alle Dateien einzeln angezeigt …

1.
Wo siehst du in Outlook:mac einen Bereich Alle Dateien?



Es sei denn freilich, du hättest dir einen Intelligenten Ordner dieses Namens angelegt.

2.
Bei den Emails handelt es sich um .eml-Dateien. Was du siehst, wenn du eine Email per D&D auf den Schreibtisch legst (was wiederum ab v14.1.x möglich ist).

Diese sollte jedes Programm, das sich mit der Wiedergabe von .eml-Dateien versteht angezeigt werden können. So bspw. auch Mail, wie wiederum ein D&D einer solchen .eml-Datei aufs Programmsymbol von Mail zeigt.

 

[Oekotussi]

Mit "Alle Dateien" meine ich im Finder -> ganz oben (zuminesdens bei mir) dort werden alle auf meinem Mac abgelegte Dateien angezigt und u.a. auch einzeln jede einzelnde Email, die ich im Outlook habe.

Wenn ich eine solche Datei anklicke, wird sie in Outlook geöffnet (wenn Outlook geschlossen ist, wird es durch anklicken dieser Datei geöffnet und die Mail wird angezeigt)
Das kenne ich von OL Windows nicht.

Ökotussi

 

[Oekotussi]

Sorry, aber ich blick da immer noch nicht durch. Hast Du Dich schon mal mit Outlook etwas näher beschäftigt? Ich versuche es mal aufzudröseln:

1. Alle eingehenden Mails landen im Ordner "Posteingang". In Outlook selbst kannst Du selbstverständlich weitere (Eingangs-)Ordner anlegen und Mails aus dem "Posteingang" dorthin verschieben. Du kannst aber auch Regeln erstellen, die diese Aufgabe automatisch für Dich erledigen.

2. Alle Mails archivieren kannst Du auch mit Outlook. Schau mal unter im Menü Datei > Exportieren...

3. Willst Du nur einzelne Mails archivieren, dann geht es - wie erwähnt - per drag and drop einfach und schnell. Per Doppelklick lassen sich diese Mails dann wieder öffnen (mit Outlook). Willst Du die Mails nur kurz ansehen, reichst es auch, sie zu markieren und mit der Leertaste aufzurufen (QuickLook).

Zu 2. Kann ich den Ort dann bestimmen, wohin exportiert wird? Und in welchem Format ist die Export Datei dann, OLM?

Ökotussi

 

[avalon]

Da läuft aber was gehörig falsch...
Das ist definitiv nicht richtig, dass dort mails liegen.

Hast du den Speicherort oder sowas in Outlook irgendwie geändert?

 

[jomip]

Zu 2. Kann ich den Ort dann bestimmen, wohin exportiert wird? Und in welchem Format ist die Export Datei dann, OLM?

Ökotussi

Ja und ja.

Im übrigen: Siehe Avalon!

 

[fa66]

Mit "Alle Dateien" meine ich im Finder -> ganz oben (zuminesdens bei mir) dort werden alle auf meinem Mac abgelegte Dateien angezigt und u.a. auch einzeln jede einzelnde Email, die ich im Outlook habe …

Da läuft aber was gehörig falsch... Das ist definitiv nicht richtig, dass dort mails liegen …

Nein, da läuft nix falsch.


Wenn der Mac-Suchfunktion Spotlight nicht der Speicherort der Outlook-Daten (~/Dokumente/Microsoft-Benutzerdaten/Office 2011 Identities/) zu indizieren untersagt wird (Privatsphäre-Einstellungen dort), werden selbstverständlich auch alle Emails (hier aus Outlook, bei Mail sinngemäß) im Suchergebnissen des Finders gelistet.

Auf Spotlight basiert auch die Volltextsuche in Outlook. Was bedeutet, dass beim Herausnehmen der Outlook-Daten aus der Spotlight-Suche auch in Outlook nicht mehr volltextgesucht werden kann – ein Verhalten nicht grundsätzlich anders als bei Windows-Search unter Windows.

Das ist ja u.a. Sinn der Einzeldateiverwaltung (anstelle einer monolithischen Datenbank) bei diesen Emailern, dass diese leichter durchsucht, bzw. deren Inhalte auch im Finder repräsentiert werden können.

… Wenn ich eine solche Datei anklicke, wird sie in Outlook geöffnet (wenn Outlook geschlossen ist, wird es durch anklicken dieser Datei geöffnet und die Mail wird angezeigt). Das kenne ich von OL Windows nicht …

Klar, wenn ein Dateiformat mit einer bestimmten Anwendung assoziiert ist, wird diese Datei beim Doppelklick (oder Anklicken) im assoziierten Programm geöffnet. Das hat aber nix mit Outlook, sondern mit den Eigenschaften der Dateizuordnung auf Systemebene zu tun. Und das ist auch unter Windows nicht anders. Wären deine .eml-Dateien mit Mail verbandelt (via Einstellung des Standard-Emailprogramms), stünde zu erwarten, dass diese dann mit Mail geöffnet würden.

 

[jomip]

Nein, da läuft nix falsch.


Wenn der Mac-Suchfunktion Spotlight nicht der Speicherort der Outlook-Daten (~/Dokumente/Microsoft-Benutzerdaten/Office 2011 Identities/) zu indizieren untersagt wird (Privatsphäre-Einstellungen dort), werden selbstverständlich auch alle Emails (hier aus Outlook, bei Mail sinngemäß) im Suchergebnissen des Finders gelistet.

Uppps, da muß man drauf kommen. Die Ansicht "Alle meine Dateien" habe ich wegen Unbrauchbarkeit ausgeblendet. Wieder was gelernt. Ich frage mich allerdings, warum man seine Mails dort sucht und nicht in dem Programm, mit dem man seine Mails verwaltet?

 

[avalon]

Uppps, da muß man drauf kommen. Die Ansicht "Alle meine Dateien" habe ich wegen Unbrauchbarkeit ausgeblendet. Wieder was gelernt. Ich frage mich allerdings, warum man seine Mails dort sucht und nicht in dem Programm, mit dem man seine Mails verwaltet?

Das frage ich mich allerdings auch.

Ich habe das auch nicht richtig wahrgenommen, das in alle Dateien ja nun wirklich alle Dateien liegen, also auch die mails.

Aber wie kommt man auf den Gedanken, die dort zu öffnen?
Das meinet ich mit "Da läuft was gehörig falsch"

Da fehlt wohl ein wenig Wissen bei der TE, wie man mit mail Programmen umgeht.

Ich denke das Outlook für jemanden der geringes Wissen hat, auch nicht das Programm der Wahl ist, weil zu umfangreich..

 

[fa66]

Uppps, da muß man drauf kommen. … Ich frage mich allerdings, warum man seine Mails dort sucht und nicht in dem Programm, mit dem man seine Mails verwaltet?

Genau das hat mich bei der Beschreibung der Sachlage durch Oekotussi in #1 und #3 ja auch ins Schleudern gebracht.

Sie hat m.E. den Eindruck vermittelt, als ob jene Anzeige innerhalb Outlook auftrete – was ja gar nicht der Fall ist, was sie wiederum erst in #6 aufgeklärt hat (schließlich hat sie eine Frage zu Outlook gestellt und nicht zu Finder oder Spotlight, weswegen ich erstmal lange in Outlook gesucht habe, ob nicht ich es bin, der eine Anzeigeoption darin übersehen hätte).

 

[Oekotussi]

Genau das hat mich bei der Beschreibung der Sachlage durch Oekotussi in #1 und #3 ja auch ins Schleudern gebracht.

Sie hat m.E. den Eindruck vermittelt, als ob jene Anzeige innerhalb Outlook auftrete – was ja gar nicht der Fall ist, was sie wiederum erst in #6 aufgeklärt hat (schließlich hat sie eine Frage zu Outlook gestellt und nicht zu Finder oder Spotlight, weswegen ich erstmal lange in Outlook gesucht habe, ob nicht ich es bin, der eine Anzeigeoption darin übersehen hätte).

Hi

Danke für Eure Hilfe,
Sorry das ich mich so doof ausgedrückt hatte
Also ist alles richtig so ja?

Dann habe ich noch 2 Fragen zu dem Thema,

1. ist es Möglich von einem anderen Mac (mit Outlook) eine Email im Outlook Format zu kopieren und auf einen anderen Mac mit Outlook z.b. In einen dafür erstellten Ordner auf den Schreibtisch einzufügen und wenn ich dann auf die eingefügte mail klicke, geht die Mail im Outlook auf? Oder geht das so nicht?

2. zur Export Funktion, kann man auch ganze Ordner Exportieren?
Und auch auf eine Externe FP?
Und auch inkl. Unterordner
Wie sieht diese Export Datei dann Bildlich aus, also in welchem Format liegen die Emails darin?

Ganz dolle Danke schon mal

Senorita

 

[avalon]

1. ist es Möglich von einem anderen Mac (mit Outlook) eine Email im Outlook Format zu kopieren und auf einen anderen Mac mit Outlook z.b. In einen dafür erstellten Ordner auf den Schreibtisch einzufügen und wenn ich dann auf die eingefügte mail klicke, geht die Mail im Outlook auf? Oder geht das so nicht?

Geht schon, aber warum willst du das???

Wir, das heißt eigentlich alle, versenden mails mit mail Programmen.

Sie zu sichern und dann per "Turnschuhnetzwerk" woanders zu speichern, zumal auch dort ein email client vorhanden ist, kann ich nicht verstehen.

Das ist so als wenn du ein Auto hast, es aber schiebst, weil du noch nicht gemerkt hast dass es einen Motor hat...

Bitte verrate uns (mir) doch mal warum du das so machen möchtest.

 

[Oekotussi]

Geht schon, aber warum willst du das???

Wir, das heißt eigentlich alle, versenden mails mit mail Programmen.

Sie zu sichern und dann per "Turnschuhnetzwerk" woanders zu speichern, zumal auch dort ein email client vorhanden ist, kann ich nicht verstehen.

Das ist so als wenn du ein Auto hast, es aber schiebst, weil du noch nicht gemerkt hast dass es einen Motor hat...

Bitte verrate uns (mir) doch mal warum du das so machen möchtest.

Also würde es theoretisch gehen ja?

Warum ich das Frage ist...,

Ich habe einen Privaten iMac und daneben steht ein zweiter iMac (Firmen iMac "Familien Betrieb) auf dem Firmen iMac sind ein Paar Mails, die ich gerne auf auch auf meinem Privaten Mac hätte.
Da wir aber auf beiden Macs unterschiedliche Email Adressen haben, ebend Firma und Private, war deshalb meine Frage, ob ich einige Mails auf den anderen Mac kopieren kann.
Sozusagen als private Archivierung.

Kann man denn auch ganze Ordner exportieren?

Ökotussi

 

[avalon]

Warum sendest du die mails dann nicht, wenn es sich nur um ein paar mails, wie du sagst handelt?

Und wenn du einen IMAP Email account hast, werden deine mails eh auf dem Server des Providers gespeichert, also archiviert.

Wenn du eine Sicherung am Firmenmac machst, dann sind die mails eben falls archiviert, im Backup.

Ich verstehe deine Vorgehensweise ehrlich gesagt immer noch nicht.

Wieviel mal oder wie oft willst du denn sichern / archivieren?

Ich kenne mich in Outlook nicht so richtig aus, aber wenn ich mich an PC Outlook erinnere, so lassen sich dort auch mails archivieren.
Der Ort/Ordner ist dann auswählbar und den kann man auch noch woanders hin kopieren.
Die mails lassen sich in verschiedenen Formaten abspeichern, z.B. als Pdf wenn man sie nur archivieren will.

 

[Oekotussi]

Warum sendest du die mails dann nicht, wenn es sich nur um ein paar mails, wie du sagst handelt?

Und wenn du einen IMAP Email account hast, werden deine mails eh auf dem Server des Providers gespeichert, also archiviert.

Wenn du eine Sicherung am Firmenmac machst, dann sind die mails eben falls archiviert, im Backup.

Ich verstehe deine Vorgehensweise ehrlich gesagt immer noch nicht.

Wieviel mal oder wie oft willst du denn sichern / archivieren?

Ich kenne mich in Outlook nicht so richtig aus, aber wenn ich mich an PC Outlook erinnere, so lassen sich dort auch mails archivieren.
Der Ort/Ordner ist dann auswählbar und den kann man auch noch woanders hin kopieren.
Die mails lassen sich in verschiedenen Formaten abspeichern, z.B. als Pdf wenn man sie nur archivieren will.

Sicherung mache ich mit Time Maschine auf eine EF, aber ich würde halt gerne einen bestimmten Ordner noch zusätzlich auf meinem Privaten Mac haben.

Ökotussi

 

[wiefra3]

Sorry zu schnell geantwortet, deswegen wieder gelöscht....

 

[fa66]

1.

… 1. ist es Möglich von einem anderen Mac (mit Outlook) eine Email im Outlook Format zu kopieren und auf einen anderen Mac mit Outlook z.b. In einen dafür erstellten Ordner auf den Schreibtisch einzufügen und wenn ich dann auf die eingefügte mail klicke, geht die Mail im Outlook auf? …

Du kannst, hatte ich ja schon geschrieben, eine einzelne Email per Drag&Drop aus Outlook2011-14.1++ auf den Schreibtisch ziehen – eine .eml-Datei entsteht, die du ebenso wieder per D&D in einen Ordner in Outlook2011 hineinziehen kannst.
(EML (ElectronicMaiL) ist kein Outlook-spezifisches Format.)

Allerdings: Die am Ziel hineingezogene Email-Datei erhält als »Empfangsdatum« dasjenige des Hineinziehens. (Ist diesbezüglich aber auch kein Unterschied zum Weiterleiten/Neuversenden jener Email vom anderen Emailprogramm auf dem anderen Rechner, auch die bekäme ja das aktuelle Datum des Empfangens.)

2.

… 2. zur Export Funktion, kann man auch ganze Ordner Exportieren? …

Jein.
Die Exportfunktion (Datei > Exportieren…) in Outlook2011 geht nach Datentyp, nicht nach Ordnern/Postfächern oder Datum. Du kannst also nicht festlegen, etwa nur die Emails vom 1.7. bis zum 31.12. zu sichern. Das Ergebnis ist eine .olm-Archivdatei. Diese taugt nur als Datensicherung und nur zum Reïmport nach Outlook2011.
(OLM (OutLookMac) ist ein spezifisches Format für Outlook:mac)

Du kannst allerdings Ordner aus der Navigationsleiste auf den Schreibtisch ziehen (auch hier: ab Outlook2011-14.1). Deren Inhalt wird als .mbox-Datei gesichert, und kann am Ziel als »aus MBOX«/»Nachrichten aus eine Textdatei« wiederimportiert werden. Aufpassen: bauartbedingt können MBOXen keine Unterordner abbilden[SUP]1[/SUP].
(MBOX (MailBOX) ist kein Outlook-spezifisches Format.)

3.
Wenn wir schon beim Sichern sind:
Du kannst auch manuell ~/Dokumente/Microsoft-Benutzerdaten/Office 2011 Identities/name_der_identität/ sichern (bitte aber ohne die darin enthaltene Database). TimeMachine erledigt das bereits. Der Hinweis macht also in erster Linie Sinn, falls Bedarf für anderweitige Sicherungen der gegenwärtigen Arbeitsoberfläche von Outlook:mac bestehen sollte.

4.
Hier auch der Unterschied im (Wieder-)Verwenden einer .olm-Archivdatei im Gegensatz zur Wiederverwendung einer Sicherung der Daten aus dem Arbeitsverzeichnis nach Nr.3:
Eine OLM-Archiv (oder eine MBOX-Datei) wird in eine bestehende Identität hineinimportiert.
Der o.a. genannte Pfadteil ./name_der_identität/ ist eine Identität. Ersetzt also eine bestehende Identitiät – oder wird als zusätzliche Identität in die ./Office 2011 Identities/ hinzugepackt.
Aktiviert bzw. umgeschaltet wird im Hilfsprogramm Microsoft Database Utility.

______________
[SUP]1[/SUP] Was Mail »MBOX« nennt (~/Library/Mail/Mailboxes/name.mbox), scheinen keine zu sein.