... Wenn ich das Glück habe, mit Dir jemanden hier zu haben, der "auf der anderen Seite" saß, darf ich Dich ja vielleicht fürs nächste Mal darum bitten, die Liste zu vervollständigen, die ich unten notiere (evtl. sogar mit Formulierungsbeispielen), damit ich einmal weiß, wie eine "rechtlich saubere" Zahlungserinnerung eigentlich auszusehen hat.
Also, zu einer korrekten Zahlungserinnerung gehört (vermutet und aus Deinem Posting herausgelesen):
- Ort, Datum
- Bezugnahme auf eine Rechnungsnummer
- Nennung des alten Zahlungsziels und des neuen Zahlungsziels ("zahlen Sie bis zum")
- Androhung rechtlicher Schritte ("andernfalls sehe ich mich genötigt, weitere rechtliche Schritte einzuleiten, die zu zusätzlichen Kosten führen" - oder wie?)
- Unterschrift
- eintüten vor Zeugen (ist das Dein Ernst?
) und Versand per Einschreiben
Sonst noch was?
Danke,
schönen Gruß
Wolfram
Zunächst: Glückwunsch zum Erhalt der Zahlung, leider ist es nicht immer so.
Ich war der technische Bearbeiter der Sache, nicht der kaufmännische, daher bin ich in dem Sinn nicht unbedingt der Insider.
Die meisten Punkte zu Rechnung und Zahlungserinnerung sind ja bereits genannt. Der Anfang ist immer die korrekte Rechnung. Die automatische Frist von 30 Tagen vergesse ich mal, denn ich halte die Sache nicht für zuverlässig.
Rechnung:
- Empfänger,
- Absender mit
- allen vorgeschriebenen Angaben wie z.B. USt-ID (sofern vorhanden, sonst Steuernummer), Handelsregistereintrag Nr. und Gericht (soweit vorhanden) usw.
- Bankverbindung, damit der Kunde auch überweisen kann
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer (fortlaufend)
- Bezeichnung der Ware/Dienstleistung, bei Dienstleistungen nach Aufwand eventuell ein Stundenzettel, in dem man sich vom Kunden die geleistetet Stunden per Unterschrift bestätigen läßt.
- Rechnungsbetrag netto, MwSt., Brutto.
- Ein Satz wie "Zahlung wird erbeten bis zum 02.12.2007 ohne Abzug.", der den Zeitpunkt der Zahlung eindeutig nach dem Kalender festlegt. Das "ohne Abzug" dient dazu, den dreisten Menschen das unvereinbarte Abziehen eines Skonto-Betrages zu verbieten. Er ist aber nicht unbedingt nötig, wenn es zwischen Auftragnehmer und -geber klar ist, dass kein Skonto gewährt wird.
Wenn in der Rechnung alle Angaben enthalten sind, der Zugang nachweisbar ist und es sonst auch keinen Streit über die Lieferung gibt, dann ist keine Mahnung notwendig. Der Mahnbescheid kann direkt nachdem es eindeutig ist, dass die Zahlung nicht eingegangen ist, beantragt werden. Die Kosten hat dann der Kunde zu tragen.
Soweit zur Theorie. In der Praxis wird man als "Einzelkämpfer" natürlich nicht den Zugang der Rechnung nachweisen können und möchte seinen Kunden wohl kaum mit einem Mahnbescheid beglücken.
In der Regel hilft ein einfaches Telefonat oder eine E-Mail und dies wäre auch die erste Wahl.
Bei einem unverdächtigen Kunden führt eine im einfachen Brief versendete Zahlungserinnerung auch zum Ziel. Die Form ist dabei im Prinzip unwichtig, da ich durch die korrekte Rechnung den Kunden bereits zum Zahlungsdatum in Verzug gesetzt habe.
Die Schriftliche Mahnung kann also auch eine angemessene Mahngebühr beinhalten, immerhin macht das Schreiben einer Mahnung Arbeit und die Briefmarke kostet auch etwas.
Was ist nun, wenn der Kunde behauptet, nie eine Rechnung kekommen zu haben? - Dumm gelaufen, denn wir können nicht das Gegenteil (den Zugang der Rechnung oder Zahlungserinnerung) beweisen. Man könnte natürlich auch direkt die Rechnung per Einschreiben versenden, aber das kostet Geld, macht Arbeit und einen schlechten Eindruck beim Kunden.
In diesem Zusammenhang kommt auch das "Eintüten vor Zeugen" zum Tragen. Der durchschnittliche Freelancer arbeitet alleine, hat also auch keinen Zeugen dafür, dass sich wirklich die Rechnung oder die Zahlungserinnerung im Umschlag befand. Man könnte ja auch den Kunden ärgern, indem man ihm einen leeren Umschlag per Einschreiben schickt
Daher sind wir normalerweise vor dem Versand einer korrekten Mahnung an dem Punkt, dass wir nichts belegen können. Die Rechnung ist nicht angekommen und die Zahlungserinnerung auch nicht.
Daher lege ich der "harten" Mahnung immer eine Kopie der Rechnung bei, denn diese enthält schon einmal die Bezeichnung der Leistung, den Rechnungsbetrag und die übrigen Angaben. Außerdem pflegen säumige Zahler die Rechnung zu verlegen und schlagen nach der Mahnung mit der Bitte, die Rechnung noch einmal zuzustellen, nocht etwas Zeit heraus.
Dazu kommt das Mahnschreiben mit folgenden Angaben:
- Standard-Angaben zum Absender (Geschäftsbrief, siehe oben)
- Empfänger
- Rechnungsnummer und Datum
- Kurze Frist mit Datum
- Zu zahlender Betrag, eventuell zuzüglich Mahngebühr
- Hinweis darauf, dass bei Nichtzahlung weitere Kosten entstehen
Beispiel:
Zahlungserinnerung zu Rechnung Nr: xxx vom 11.11.2007 / Kd-Nr: xxx
Sehr geehrter blabla,
die Überprüfung des Zahlungseingangs ergab, dass auf die Rechnung Nr. xxx vom 11.11.2007 bislang kein Zahlung erfolgte.
Bitte begleichen Sie den Betrag von 11.111,11 € umgehend, spätestens jedoch bis zum 20.12.2007.
Sollte bis zum 20.12.2007 keine Zahlung eingegangen sein, behalte ich mir weitere Schritte vor, die zu zusätzlichen Kosten für Sie führen.
Mit freundlichen Grüßen
Die Mahnung hat eigentlich keine besondere Form. Es geht hauptsächlich darum, den Zugang der Rechnung zu belegen.
Neben der bereits genannten Alternative, den Gerichtsvollzieher mit der Zustellung der Mahnung zu beauftragen, gibt es noch die preiswerte Variante. Wenn man sowieso beim Kunden vorbeigeht, dann kann man sich auch den Erhalt der Rechnung per Unterschrift auf einer Kopie bestätigen lassen.
