"Intelligente Ordner" intelligent anwenden: WIE?

GuzziHolm

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Hallihallo,

bin gerade auf Mac OS X umgestiegen. Bei der Suche nach etwas ganz anderem, bin ich auf einen Hinweis gestoßen, dass Apple Mail wegen der "intelligenten Ordner" bestimmte Vorteile böte. Nun bin ich ja manchmal mit dem Denken ein bißchen spät dran.

Aber vielleicht interessiert noch mehr freundliche Apple-Anwender, wie diese intelligenten Ordner geschickt eingesetzt werden können? Die Grundidee ist mir klar, aber ich sortiere meine Mails (zum Beispiel) eigentlich sehr gut zu Fuß.

Welche Grund-Idee der intelligenten Ordner habe ich noch nicht begriffen (habe 6 Jahre lang Eudora uralt unter OS 9.1 benutzt und habe auch jede Mail wieder gefunden, trotz geschäftlichem Einsatz).

Danke
Holm.
 
Ich finde das mit den intelligenten Ordnern eh quatsch, denn ich sortiere mein Postfach so:

Posteingang
- Mails von einer Person von der ich sehr viel kriege (per Regel sortiert, d.h. Mails verschwinden aus dem Posteingang
- eBay (auch als Regel)
- 1&1 Profiseller Spam
.
.
plus Ordner für ein paar bestimmte Newsletter (automatisch) oder Themen (per Hand)

Im Posteingang liegt also der Rest. Den finde ich dann ganz schnell. Wenn ich das jetzt mit intelligenten Ordnern machen würde, wäre der Posteingang nach wie vor voll und ich würde meine restlichen Mails schlechter finden.

Der Unterschied zwischen intelligenten Ordnern und Regeln ist ja, dass bei intelligenten Ordnern die Emails sozusagen doppelt angezeigt werden, der i. Ordner ist praktisch eine spezielle Suche nur als Ordner und bei Regeln werden die Emails aus dem Posteingang gelöscht und in die richtigen Ordner geschoben.
 
Idee! Idee?

Liebe Gemeinde, :)

man kann intelligente Ordner ja auch außerhalb von Mail einsetzen. Und in der Tat ist das ganz interessant, nachdem ich ein bißchen drüber nachgedacht habe. Das i bei den iApps steht ja irgendwie dafür, irgendetwas dem Anwender so leicht wie möglich zu machen. Daher stelle ich mir für die intelligenten Ordner folgendes als Anwendungs-Konzept vor:

  • das Betriebssystem ist mit "Programme", "Dokumente", "Filme", ... ausreichend strukturiert
  • das Dateisystem kennt offensichtlich keine spürbaren Grenzen (z.B. nicht mehr als 5 Dateien pro Ordner)
  • damit Objekte (Dateien, Programme, Mails) nicht verloren gehen und sich in der Ordnerstruktur des Anwenders (menschlicher Faktor) verlieren, soll der Anwender einfach alles in diese Ordner schieben
  • um die Datei zu finden, braucht der Anwender sein "Gefundenes" nur als intelligenten Ordner abzuspeichern
  • alle Objekte, die künftig entstehen und über ihren Dateinamen oder ein weiteres Merkmal (Spotlight-Kommentar, Suffix, Datum, Rechte) sind über diesen intelligenten Ordner zu finden - ganz gleich, wo sie eigentlich liegen
  • für ein Backup reicht es völlig, die Basis-Ordner zu sichern

Ob ich mit dieser Interpretation des Konzepts richtig liege? :(

Die konsequente Anwendung eines solchen Konzepts würde bedeuten, dass man sich völlig davon lösen sollte, das gute alte Konzept mit Ordnern und Unterordnern und Unterunterordnern und Unterunterunterordnern - die aber sämtlichst vom Menschen angelegt, befüllt, gepflegt und gesichert werden müssen - anzuwenden.

Allerdings dürfte es auch nur funktionieren, wenn man mit einem Objekt aus einem intelligenten Ordner auch tatsächlich die Datei löscht, nicht nur eine Instanz des Objekts im intelligenten Ordner.

Meinungen?

Grüße
Holm.
 
Die Idee ist gut und sicherlich auch in die Richtung angedacht. Für Dateien, die ich auf Anhieb auch nicht gescheit in Ordner einzuordnen wüsste verfahre ich auch so.

Aaaber... Meine Digicam liefert mir die Bilder durchnummeriert, und packe ich der Übersicht halber in Themen-Ordner (Bspw. Geburtstag Oma, Urlaub 2004 usw)

Auch Rechnungen oder Universitätsdokumente habe ich immernoch lieber per Hand "vorsortiert".

Aus dem einfachen Grund: Wenn ich schon vorher weiss, was ich suche, dann passt das System (Bspw. Vorlesung "Mathe, 3.2.pdf"). Dann gebe ich den Namen oder Teile direkt in Finder ein. Aber was wenn ich garnicht mehr genau weiss, wie das jetzt hiess - oder ich mich bei Schlüsselwörtern irre? Oder ich mal "eben" die Bilder vom letzten Geburtstag auf CD brennen möchte?

Vielleicht war ich vorher zu lange Windows User.... *kopfschüttel*
 
Die Intelligente Ordner bringen quasi eine zusätzliche Ebene zur Ordnerstruktur - quasi die 3. Dimension.

Beispiel:
- Du speicherst Deine DigiCam-Bilder in einer von dir angelegten Ordnerstruktur (wir gehen mal davon aus, Du nutzt KEIN iPhoto)
- jetzt hast Du eine Schöne Ordnerstruktur: "Geburtstage/Oma2004", "Geburtstage/Peter2004", "Urlaub/Bodensee2003", "Urlaub/Föhr2004", ...)
- Das ist Prima - aber jetzt möchtest Du alle Bilder aus 2004 sehen/durchstöbern oder sichern... was nun?
- ganz einfach: intelligten Ordner mit Suche nach Datum anlegen.

Bei Mails genauso:
- über Regeln kannst Du Dir für bestimmte Adressen Ordner schaffen. Dann hast Du Post von bestimmten Personen schön getrennt.
- Aber nun möchtest Du alle Post zu einem Projekt haben, egal von wem geschrieben wurde... -> Intelligenter Ordner mit Filter über Betreff und/oder Body
- Oder Du hast über die Regeln Projektordner erzeugt und der intelligente Ordner zeigt Dir alle Post von einer bestimmten Adresse

usw...

Bei einem Ordner im Finder ist es z.B. für Archivierungzwecke praktisch. Du machst einen intelligenten Ordner mit allen Dateien zu einem Projekt oder aus einem Monat/Jahr. Leere CD einlegen (es entsteht ein Brennordner) und nun einfach den intelligenten Ordner per Drag&Drop reinziehen und brennen - fertig - ohne durch zig Verzeichnisse zu suchen, was man sichern muss
 
Aaaah, Danke! Ja, das klingt sehr gut.

Ich bin jetzt davon ausgegangen dass die intelligenten Ordner eine (Vor-)Sortierung per Hand ersetzen sollen / können.
 
Donald Dark schrieb:
Ich bin jetzt davon ausgegangen dass die intelligenten Ordner eine (Vor-)Sortierung per Hand ersetzen sollen / können.
Zum Vergrößern anklicken....
Je nach dem wie Du auf Deine Dateien zugreifen möchtest können sie das auch.

Ein intelligenter Ordner/Postfach kannst Du als "dynamisches filtern" betrachten, im Gegensatz zu einem "statischen sortieren" eines normalen Ordners/Postfach. Je nach Deinen Anforderungen kann das eine, das andere oder eine Kombination aus beidem sehr nützlich sein.

elastico hat ja schon einige Beispiele genannt. Ein intelligenter Ordner bietet Dir eben eine weitere Sichtweise auf Deine Daten. Um mal beim Beispiel e-Mail zu bleiben:

Ich sortiere meine e-Mails inzwischen überhaupt nicht mehr, eigentlich alle e-Mails liegen im Posteingang. Ich habe aber mehrere intelligente Postfächer, z.B. eines das mir alle ungelesenen Nachrichten anzeigt. Dann noch eines, das mir alle Nachrichten von heute zeigt und eines mit allen Nachrichten von dieser Woche.

Der Vorteil liegt nun darin, dass sich der Inhalt dieser Postfächer automatisch aktualisiert. In meinem intelligenten Postfach "heute" befinden sich alle Nachrichten von heute, morgen sind die aber nicht mehr da drin.

Diese Flexibilität zeichnet die intelligenten Ordner/Postfächer aus, solche Möglichkeiten erreicht man durch normale Ordner und ein sortieren von Hand oder durch Filterregeln eigentlich nicht. Eine e-Mail kann sich immer nur einem einzigen Postfach befinden, aber in beliebig vielen intelligenten Postfächer. Das kann man dann noch beliebig erweitern, z.B. Postfächer erstellen die alle Nachrichten von einer bestimmten Person enthalten. Wenn diese Person mir nun heute eine Nachricht schickt, finde ich diese sofort in 3 intelligenten Postfächern: ungelesen, heute und das Postfach dieser Person.

Du solltest mit den Suchkriterien der intelligenten Postfächer/Ordner einfach mal herumspielen. Dabei kannst Du schon über ganz simple Kriterien sehr nützliche Dinge erreichen, wie z.B. das "heute" Postfach das ich verwende.

Bestimmte Nachrichten kannst Du ja trotzdem noch von Hand verschieben. Ich habe z.B. ein Postfach "Rechnungen", in die ich Bestätigungsemails von Onlinekäufen lege. Aber auch wenn ich heute eine solche Nachricht erhalte und dahin verschiebe, im Postfach "heute" und "diese Woche" ist sie trotzdem noch zu finden. Das ist aber auch das einzige normale Postfach das ich noch verwende.
 
Danke für die Erklärung, ich werde mal ein wenig damit rumprobieren... :)
 
Ja, spiel einfach ein bisschen damit rum. Du musst das ganze nicht als Ersatz ansehen, sondern als Ergänzung. In welchem Umfang das ganze für Dich nützlich ist, wirst Du dann selbst herausfinden.

Nicht jeder benötigt diese Funktionen, aber ich persönlich möchte sie nicht mehr missen. Intelligente Ordner erlauben einem eben eine neue Sichtweise auf die eigenen Daten, die es vorher noch nicht gab.
 
ich bin auch dazu übergegangen den Leuten das nicht von anfang an zu erklären. Wenn ich gefragt werden sage ich: "vergiss das erstmal - machen wir später"
Irgendwann sehe ich dann mal eine bestimmte Struktur und dann sage ich: "guck mal, so hast Du das bisher gemacht - wie wäre es denn mal so...." und entweder kommt dann der Aha-Effekt (dann kann derjenige das Potential erkennen und nutzen) oder eben nicht (das hat dann nix mit Doofheit zu tun sondern verschiedene Menschen denken/arbeiten einfach auch verschieden)

Ich fange jetzt erst, nach über einem Jahr Mac, langsam an diese intelligenten Ordner für mich zu entdecken :) - Man braucht halt erst eine bestimmte Menge an Daten auf dem System damit man merkt wie praktisch sowas sein kann :)
 
Intelligente Ordner sind schon was feines, man hat viele Möglichkeiten damit. Einen angenehmen Nutzen kann man auch mit mp3s erreichen:

Ich nehme als Beispiel aus dem elektronischen Bereich mal Ferry Corsten:
Er hat Songs unter verschiedenen Namen/Projekten Tracks veröffentlicht, und mit verschiedensten Künstlern produziert und Remixes gemacht:

u.a.
- Ferry Corsten
- System F
- Gouryella
- Moonman
- Veracocha

Nun erstelle ich mir einen intelligenten Ordner (auf dem Schreibtisch oder in iTunes) und konfiguriere ihn so, dass alle mp3s, die einen dieser Namen in sich tragen (sowohl Dateinamen als auch ID-Tags), in diesem Ordner zusammengesammelt werden.

Somit habe ich alle Tracks von einem Produzenten in einem Ordner, obwohl nicht in jedem Track sein eigentlicher Name vorkommt.

Weiterer Vorteil: Querverweise

Ich mache mir jetzt einen neuen intelligenten Ordner, der alle Tracks von U2 beinhaltet.

Jetzt stehen dort Tracks wie z.B.
U2 - Where the streets have no name
aber eben AUCH Sachen wie
U2 - New Years Day (Ferry Corsten Remix)

Letzteres wird also nun im intelligenten Ordner "FERRY CORSTEN" angezeigt, aber auch im intelligenten Ordner "U2", obwohl der Track nur einmal auf meiner Festplatte vorhanden ist.
Ein weiterer Vorteil ist halt noch der, dass neue Tracks automatisch ebenfalls in den Ordnern auftauchen - und man muss nicht manuell alles in normale Ordner kopieren, um so eine Collection zu erstellen. Da hätte man teilweise 3 oder 4 Kopien eines Tracks, nur um ihn in allen Ordnern drin zu haben.
Wie etwa, wenn nun ein neuer Song veröffentlicht würde, System F & U2 - Vertigo (Dieter Bohlen Remix) - Da käme ja noch ein dritter Name dazu, den man zu berücksichtigen hätte. Dies wäre eine weitere Kopie, wenn man auch noch einen normalen Ordner für Dieter Bohlen hätte ;-)

Mit intelligenten Ordner eine ganz feine Sache.

Weitere Anwendungsbeispiele:
- Songs von bestimmten Labels UND einem bestimmten Erscheinungsjahr
- Songs, die nicht länger als 3:46 sind
- Songs (bzw. Files), die eine gute Qualität von 320kbps haben

u.v.m.
Da muss man sich echt erstmal reindenken, um auf eigene hilfreiche Sachen zu kommen...
 
Timosaurier schrieb:
... Wie etwa, wenn nun ein neuer Song veröffentlicht würde, System F & U2 - Vertigo (Dieter Bohlen Remix) - Da käme ja noch ein dritter Name dazu, den man zu berücksichtigen hätte. ...
Zum Vergrößern anklicken....
AHA!
Ein intelligenter Ordner bedeutet also nicht, dass Dieter Bohlen inhaltlich automatisch ausgeschlossen wird! :D ;)
 
^
Da müsste man vielleicht noch ne Mail nach Apple schicken...
Scheint ein Bug zu sein :)
 
Aha, was den Bohlen angeht, sind die Ordner dann anscheinend nicht so intelligent. Obwohl ja der Bohlen an sich ziemlich intelligent sein muss, denn er macht sehr intelligent sehr viel Kohle.

Aber zum Thema:

Ich bekommen Presseinformationen aus allen möglichen und unmöglichen Themenbereichen. Manche lese ich, um festzustellen, dass sie zwar interessant, aber von mir nicht verwertbar sind. Andere kann ich direkt einem Heft zuordnen. Andere wieder werden zu einer Art Wissens-Datenbank.

Das Problem: Keine Mail enthält solche generischen Begriffe, die eine intelligente Suche erlauben - weder Absender, noch betreff, noch Schlagwörter sind irgendwie einkreisbar. Meine einzige Rettung, eine Ordnerstruktur, in denen die Mails abgelegt werden, wenn ich sie zum ersten Mal in die Hand nehme.

Um die Mails mit intelligenten Ordnern wiederzufinden, müsste ich also pausenlos die Suchkriterien erweitern - im Zweifelsfalle mit einem neuen Begriff für eine einzige Mail. (Ich müsste also jede einzelne Mail verschlagworten... da geht das mit den Mail-Ordnern einfacher und schneller).

Schade ... da bin ich mit meinen Mails wohl die falsche Zielgruppe für intelligente Ordner. :(

[ergänzende Anmerkungen]
Natürlich wissen die PR-Agenturen, dass man in die Betreffzeile etwas mehr reinschreiben sollte als nur "Presseinformation" oder "Neues von Blafasel.com".

Die PR-Agenturen achten natürlich drauf, dass Ihre Arbeit wiederfindbar ist, indem sie stets die gleiche Struktur der Betreffzeile und auch immer vom gleichen Absender-Account aus versenden. Denn sie wissen ja, dass es schwer ist, Mails als zusammenhängend zu erkennen, wenn sie so heißen:

"meier@muelleragentur.com - Neues von Blafasel"
"Ihre Blafasel-Agentur - Presseinformation"
"Elvira.Schnickenfittich@muelleragentur.de - Wir kaufen IBM"

:mad: Spätestens dann, wenn die Agentur Müller mehr als ein für mich interessantes Unternehmen betreut, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass die spannende Nachricht, dass Blafasel (ein kleiner Krauter aus dem Netzwerkumfeld) die große IBM kaufen will, und nicht etwa die Agentur Müller, wie das Subject vermuten lässt, untergangsgefährdet.

Natürlich entgeht mir die Nachricht trotzdem nicht, weil ich tatsächlich alle Mails, die kein Spam sind, lese.
[Ende des Trauerspiels]

Zum Glück gibt es auch gute PR-Leute, die beide Seiten des Tresens kennen. :cool:

Schöne Grüße
Holm.
 
Zuletzt bearbeitet:
GuzziHolm schrieb:
Um die Mails mit intelligenten Ordnern wiederzufinden, müsste ich also pausenlos die Suchkriterien erweitern - im Zweifelsfalle mit einem neuen Begriff für eine einzige Mail. (Ich müsste also jede einzelne Mail verschlagworten... da geht das mit den Mail-Ordnern einfacher und schneller). Schade ... da bin ich mit meinen Mails wohl die falsche Zielgruppe für intelligente Ordner. :(
Zum Vergrößern anklicken....
Ja, es hat ja auch niemand behauptet, dass die intelligenten Ordner prinzipiell besser sind als normale und sie jedes Problem besser lösen. Sie bieten einem aber Möglichkeiten, die ein normaler Ordner nicht bieten kann. Daher sind sie eine sehr gute Ergänzung, die man eigentlich nicht mehr missen möchte sobald man sich daran gewöhnt hat.
 
Was man gerne übersieht, was ich aber in iTunes ganz praktisch finde (die "Intelligenten Playlisten" sind ja das gleiche Konzept): Man kann sie zum stufenweisen filtern benutzen. Beispiel: Eine intelligente Playliste, wo alles reinkommt, was nicht Klassik und Hörbuch ist. Und darauf aufbauend weitere intelligente Playlisten definieren, z. B. nach Jahr oder Genre etc. Usw. usf. Hab's aber im Finder noch nicht probiert, weil mir da eine vernünftige Ordnerstruktur bisher ausgereicht hat, und meine Dokumente nicht so sehr viele Metadaten haben.
 
Ja, bei iTunes geht das, aber in Mail und im Finder kann man einen intelligenten Ordner leider nicht als Kriterium wählen.

Aber man kann in Mail beispielsweise eine Filterregel erstellen, die Nachrichten in ein bestimmtes (normales) Postfach verschiebt. Dieses Postfach kann man dann wiederum als Kriterium eines intelligenten Postfachs verwenden.

Im Finder kann man auch innerhalb eines intelligenten Ordners suchen, aber Verschachtelungen wie in iTunes sind meines Wissens nach nicht möglich.
 
ich hab ein intelligentes Postfach in Mail erstellt. Sucht das Postfach nun nicht automatisch im Posteingang nach mails, die den auswahlkriterien entsprechen und listet sie dort auch auf? funktioniert das nun erst bei neuen mails?
 
Stell' Dir vor, Du hast zu Hause zwei Ordner, einen für Versicherungen und so nen Kram und einen für Autos und so nen Kram.

Die Korrespondenz legst Du in den jeweiligen Ordnern nach der Regel ab, zu welchem Deiner Dinge (Motorrad, Lebensvers., Hausrat) sie stammen oder von wem sie kommen (All*anz, H%K, Autohaus, Waschanlage, Arztrechnung).

Nun wäre es schön, wenn Du Dich vor die Ordner stellen könntest und einfach nur zu rufen bräuchtest: "Wo sind denn alle Zettel zum Auto?", weil Du das verkaufen willst. Hier kommen die intelligenten Ordner ins Spiel.

Du kannst also in Mail wünschen, dass ein intelligenter Ordner alle Mails zeigt, auf denen das Nummernschild erwähnt wird - und zwar in allen Schreibweisen, einmal mit und ohne Strich, einmal mit und ohne Leerzeichen, einmal nur Teile davon.

Der intelligente Ordner stellt nun einen gedachten Leitzordner für Dich zusammen und sucht die Zettel aus den schon vorhandenen richtigen Ordnern "Versicherungen" und "Auto" zusammen. Allerdings ist nur der Ordner "gedacht", die angezeigten Zettel sind die richtigen. Wenn Du also den Versicherungsschein aus dem gedachten Ordner rausreißt, fehlt er auch im richtigen Ordner.

Ein intelligentes Postfach zeigt also einfach Mails, die bestimmten Kriterien entsprechen, also z.B. ein bestimmtes Wort enthalten oder von bestimmten Leuten kommen oder beides. Ob die Mails dabei im Eingangskörbchen oder anderswo liegen, ist belanglos.

Das Verschieben von Mails in verschiedene Ablageordner erledige ich mit Regeln. Regeln gelten für neue Mails, es sei denn, man wählt ausdrücklich die entsprechenden Optionen ("soll die Regel auf alle...").

Die intelligenten Ordner dienen dann dazu, alle Mails zusammenzutragen, die in den verschiedensten Unterordnern z.B. von einem bestimmten Absender kommen oder aus einem bestimmten Zeitraum stammen.

Kurzum:
Regeln zum Aufräumen.
Intelligente Ordner zum Wiederfinden.

Schöne Grüße
Holm

P.S.: Intelligente Ordner suchen alle Mails in allen Ordnern, es sei denn, die Kriterien sind unglücklich gewählt. Ich habe anfangs intelligente Ordner zum "Aufräumen" verwendet, was aber nicht praktikabel ist. Prüfe also nochmal die Heransgehensweise und die jeweiligen Definitionen (Regeln für Postfächer und Kriterien für intelligente Ordner).
 
Eine gute Erweiterung für die "Intelligenten Ordner" in Mail sind Programme wie etwa MailTags, mit denen man zusätzliche Schlagworte, Tags etc. vergeben kann zu einzelnen Mails.
Hier in der Diskussion wird von den IO-Skeptikern viel zu wenig beachtet, daß der Vorteil von IO weniger der Automatismus ist - den kann man auch mit Regeln erreichen - sondern daß jede Mail in beliebig vielen IO stecken kann. Ich kann nicht nur nach Absender oder Projekt sortieren, sondern eben nach beidem und noch nach mehr.
Inwieweit und in welchem Fall das für einen interessant oder wichtig ist, muß natürlich jeder selbst entscheiden.
 
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