GroupWare / Projektmanagement / Ablagesystem gesucht?

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Hallo liebe Leute,

wir sind eine kleine Firma mit 7 Mitarbeitern, wovon 6 Mitarbeiter Macs benutzen. Das 7. Gerät ist ein Windows Rechner. Aufgrund der wachsenden Anzahl von Projekten und den damit verbundenen Dokumenten, versinken wir langsam im Chaos.

Momentan sieht es wie folgt aus:

- Kundendokumente (Angebote, Besprechungsprotokolle, Rechnungen etc.) werden auf einem Server im lokalen Netzwerk abgelegt
- es gibt eine virtualisierte OS X Maschine mit OS X Server, welche momentan ungenutzt ist
- Projektdateien und ein paar Kopien der Kundendokumente werden auf einem Cloud-Speicher abgelegt
- die gesamte Kommunikation geschieht über Exchange (genauer E-Mails)
- Projektmanagement wird mit Microsoft Project Professional 2013 mithilfe von Parallels Windows realisiert.

Das wars.

Probleme, die momentan auftreten:

1. unterschiedliche Kenntnisstände in Projekten: manchmal wurden Aufgaben, um die sich ein Mitarbeiter kümmert, bereits von einem anderen Mitarbeiter erledigt und keiner davon in Kenntnis gesetzt
2. Dateien werden oft dupliziert (wegen den beiden Ablageorten)
3. die E-Mail-Postfächer quellen über und man findet sich kaum noch zurecht
4. es geht viel Zeit mit Suchen und Ordnen verloren

Gibt es für unsere Probleme eine Lösung, welche mit OS X kompatibel ist? Wir brauchen eine Art zentralisiertes Wissens- und Projektportal, auf dem wir alle Infos über Projekte für jedermann zugänglich festhalten können.

Vielen Dank euch schon einmal!
 
Groupware Lösungen gibt es doch Haufenweise und die sind leicht mit Google zu finden. Die sind fast alle auch Webbasiert und nutzen den DAV Standard. Somit funktioniert es auch mit dem Mac.
Statt zu virtualisieren einfach mal einen kleinen Server oder NAS aufstellen der nur dafür zuständig ist. HP Microserver oder die kleinen Dell MiniServer reichen vollkommen aus.
Als OS zum Beispiel http://www.zentyal.org nutzen.

Schau auch mal https://protonet.info an. Ein Hardware-Software Komplettsystem.
 
Gibt es für unsere Probleme eine Lösung, welche mit OS X kompatibel ist? Wir brauchen eine Art zentralisiertes Wissens- und Projektportal, auf dem wir alle Infos über Projekte für jedermann zugänglich festhalten können.
OS X Server hat doch eine Wikifunktion. Wäre das vielleicht eine Lösung? Ansonsten gibt es auch jede Menge an freier ERP-Lösungen: http://wiki.ubuntuusers.de/ERP
 
die frage lässt sich nicht immer per se ohne weiteres beantworten.

die frage ist auch ob es für euch eine alternative ist z.b. die daten in der cloud zu halten, hier finde ich office 365 nicht schlecht.

du musst natürlich bedenken wenn ihr ein solch kleines unternehmen seid habt ihr sicherlich keinen realen admin sondern
einer der das zusätzlich macht (eventuell auch du). du musst/solltest dich dann auch um solche themen wie backup, firewall,
mail usw kümmern können.

mit dem auslagern in die cloud bist du zumindest etwas entlastet was das thema administration angeht.

das andere ding ist, wie wichtig sind die geschäftsdaten? wenn du ein opensource produkt implementierst, so ist es
zwar erstmal günstiger, wenn du allerdings ein problem haben solltest wird es unter umständen auch zu einem anderen
problem :) als firma würde ich schon empfehlen auf sowas wie einen wartungsvertrag zu schauen.
 
zu den meisten crm gibt es eine kommerzielle variante mit wartungsvertrag, siehe z.b. sugar

ich empfehle eine open source lösung auf einem intranetserver, der zum teil auch als server für den externen zugriff verwendet werden kann.
es ist halt die frage, was tatsächlich auch von unterwegs einsehbar sein soll.

ohne ein klärendes gespräch solltet ihr nichts entscheiden, desweiteren wäre ein pflichtenheft von eurer seite gut, was soll die lösung können und was ist davon umsetzbar und auch nutzbar.
habe schon die wildesten kundenwünsche erlebt um letztenendes zu sehen, dass noch nicht einmal 10 prozent der lösung genutzt werden, denn "igitt, das erfordert ja eine gewisse form von disziplin".

an der disziplin eine lösung zu pflegen scheitert es zumeist, aber auch am hire-and-fire der praktikanten oder des weiteren personals…
 
und er ward nicht mehr gesehen…

vielleicht denkt er, er hat eine nummer gezogen und die war 8619 - das dauert halt dann bis man drankommt…
;-)

so wird das nix
 
Hallo,

sorry für die späte Antwort.

die frage ist auch ob es für euch eine alternative ist z.b. die daten in der cloud zu halten, hier finde ich office 365 nicht schlecht.

Office 365 benutzen wir bereits. Wir haben es damals nach der Anmeldung mit SharePoint versucht, das war allerdings auf dem Mac sehr umständlich und wurde von den meisten Mitarbeitern nicht akzeptiert. Beibehalten haben wir Exchange Online.

du musst natürlich bedenken wenn ihr ein solch kleines unternehmen seid habt ihr sicherlich keinen realen admin sondern
einer der das zusätzlich macht (eventuell auch du)

Ja, ich bin quasi der Admin nebenbei, habe aber auch allerhand mit unseren Projekten zu tun. Die Lösung sollte schon wartungsfreundlich sein.

das andere ding ist, wie wichtig sind die geschäftsdaten?

Für solche Daten, welche in die Cloud ausgelagert werden sollen, haben wir uns für HornetDrive von Antispameurope entschieden. Das schien damals die sicherste Lösung zu sein. Unsere Internetanbindung ist 50MBit/10MBit (Download/Upload). Da ist es mit der ständigen Synchronisation der Daten eigentlich recht erträglich.

ch empfehle eine open source lösung auf einem intranetserver, der zum teil auch als server für den externen zugriff verwendet werden kann.
es ist halt die frage, was tatsächlich auch von unterwegs einsehbar sein soll.

Genau so etwas wollen wir eigentlich auch haben. Im besten Fall als virtuelle Appliance, da wir hier einen potenten Server mit VMWare Hypervisor stehen haben, der noch genügend Ressourcen frei hat.

Wir arbeiten viel mit Architekturplänen in Form von DWG-Dateien. Diese können schon einmal ein paar MB groß sein. Solche Daten sollten z.B. von außerhalb zugänglich sein. Zu 90% sind es aber eher kleinere PDF-Dateien und Word- sowie Excel-Dokumente, welche wir unterwegs benötigen.

habe schon die wildesten kundenwünsche erlebt um letztenendes zu sehen, dass noch nicht einmal 10 prozent der lösung genutzt werden, denn "igitt, das erfordert ja eine gewisse form von disziplin".

Nun, ich habe in den letzten Tagen Redbooth und Bitrix24, jeweils als On-Premise Lösungen in Form virtueller Maschinen testen dürfen. Redbooth hat auf den ersten Blick gefallen und bieten die grundlegenden Funktionen, die wir gern hätten.

Bei Bitrix24 artet das Ganze aber in wilder Administrationsarbeit aus. Die Software bietet viel zu viel in der BizPace Edition, auch wenn man hier einzelne Module deaktivieren kann. Redbooth wurde von unserem Team als angenehmer zu bedienen empfunden.

Was mir bei Bitrix24 aber sehr gut gefallen hat, war die Möglichkeit Kunden und Externen ein separates Portal ("Extranet") bereitstellen zu können. Das wirkt m.M.n. sehr professionell und könnte für mehr Struktur und Klarheit in Projekten sorgen, anstatt zig E-Mails zu schreiben.

Ich hoffe, ich konnte ein paar Fragen beantworten.
 
Hallo,

Confluence habe ich mir gerade in der Trial-Version angeschaut. Das scheint mehr eine Art Wiki zu sein oder?

Gruss
 
Hallo,

Confluence habe ich mir gerade in der Trial-Version angeschaut. Das scheint mehr eine Art Wiki zu sein oder?

Gruss

nicht wirklich wir nutzen das als team Kollaborations tool .. du kannst Dokumente hochladen, Meeting Protokolle hinterlegen, Diskussionen starten usw.

Du kannst ebenfalls sogenannte Watchers anlegen die eine Seite überwachen und Du bekommst automatisch eine Mail wenn ein Teammitglied eine Seite update.

Übrigens hast du auch eine Versteinerung von Seiten usw.
 
Hallo,

ich möchte das Thema noch einmal kurz ansprechen.

Wir haben nun verschiedene Lösungen durchgetestet: Redbooth und MangoApps.

Redbooth hat uns gut gefallen, da die GUI simpel aufgebaut ist und man schnell damit arbeiten kann. Weniger schön ist, dass die FileSync Funktion nur mit Public Cloud Anbietern funktioniert. Das ist ein K.O.-Kriterium.
MangoApps ist für eine kleine Firma wie die unsere etwas zu überladen, bietet aber weitaus bessere Funktionen wie Redbooth. Toll ist, dass es hier einen FileSync Client für den Mac gibt. Die Daten liegen allerdings auch wiederum in einem Public Cloud Data Center.

Wirtschaftlich gesehen macht keine der beiden Lösungen als On-Premise Installation für uns Sinn:

Redbooth liegt bei ca. 30,00 $/ User / Monat -> 210,00 $ / Monat -> 2520,00 $ / Jahr.
MangoApps liegt bei 12.000,00 $ / Jahr + 4.500,00 $ Installationskosten.

Nun, eine interessante Alternative scheint der Server von Protonet zu sein. Mich interessiert eigentlich nur das OS "Soul", weniger die Hardware, weil:

- überschaubare und logische GUI
- Dateisync auf Windows und Mac mit nativem Client möglich
- Daten liegen in eigenen Räumlichkeiten (On-Premise)
- Simple Aufgaben- und Terminverwaltung
- Chatfunktion
- Freigabe von Daten für Externe möglich

Ich möchte ungern das Komplettpaket kaufen, wenn wir noch genügend virtualisierbare Ressourcen zur Verfügung haben. Offensichtlich gibt es wohl leider keine Möglichkeit nur das OS von Protonet zu kaufen. Meine Frage wäre daher: kennt jemand eine ähnliche Software wie Protonet SOUL?

Vielen Dank und schöne Grüße
 
Zu Protonet vielleicht noch der Hinweis auf meinen Blogartikel zur Protonet Box und SOUL. Wenn SOUL Eure Bedürfnisse abdeckt, macht es vielleicht Sinn, die Investitionskosten für ein Paket zu betrachten, das für Euch eine gute Lösung darstellt.
 
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