E-Mail Autoresponder zeitgemäß bzw. sinnvoll ja/nein?

[Franken]

Für mich ist eine automatisch generierete E-mail als Antwort sehr wichtig.
Ich verschicke Links zu Downloads oder Angebote an bestimmte Mitarbeiter meiner Kunden.
Wenn der/sie nicht da ist und ich davon nix mitbekommen, dann würde
meine E-mail verschimmeln und wichtige Abgabetermine nicht eingehalten.

Und die Sache mit den Spam - das ist eben Risiko und gehört zum Geschäft.

 

[mac*berlin]

Für mich ist eine automatisch generierete E-mail als Antwort sehr wichtig.
Ich verschicke Links zu Downloads oder Angebote an bestimmte Mitarbeiter meiner Kunden.
Wenn der/sie nicht da ist und ich davon nix mitbekommen, dann würde
meine E-mail verschimmeln und wichtige Abgabetermine nicht eingehalten.

Und die Sache mit den Spam - das ist eben Risiko und gehört zum Geschäft.

Hast du denn auch ein Autoresponder eingerichtet oder erwartest du das nur von deinem gegenüber?

 

[chris25]

Autoresponder würde ich nur bei Abwesenheit einrichten, und auf jeden Fall dort den zuständigen Vertreter nennen.

Ein Ticketsystem kann sinnvoll sein, vor allem wenn man auch intern die Bearbeitung nachverfolgen will und ggf. Statistiken erstellen will.
Jede E-Mail an eine persönliche E-Mail-Adresse in ein Ticket umzuwandeln, ist meines Erachtens keine Lösung, dafür würde ich, wenn es sachlich geht, eine zentrale Adresse einrichten. Per Web-Formular kann man ggf. steuern, wer welche E-Mail erhält.

Kommt es häufiger zu Nachfragen bezüglich des Bearbeitungsstandes, so dass daraus die Idee mit dem Autoresponder entstanden ist?

 

[Franken]

Hast du denn auch ein Autoresponder eingerichtet oder erwartest du das nur von deinem gegenüber?

Beides.

 

[fa66]

Haben die Zusender denn nur éinen festen Bearbeiter A?

Ansonsten sollte ein benannter Vertreter B (siehe bspw. Exchange) Zugriff auf die an A gerichteten Emails bekommen – und bearbeiten, sodass eine Nichtanwesenheitsnachricht entbehrlich ist.

 

[mac*berlin]

Haben die Zusender denn nur éinen festen Bearbeiter A?

Ansonsten sollte ein benannter Vertreter B (siehe bspw. Exchange) Zugriff auf die an A gerichteten Emails bekommen – und bearbeiten, sodass eine Nichtanwesenheitsnachricht entbehrlich ist.

Nein, es existieren nicht zwingend feste Bearbeiter

 

[Franken]

Haben die Zusender denn nur éinen festen Bearbeiter A?

Ansonsten sollte ein benannter Vertreter B (siehe bspw. Exchange) Zugriff auf die an A gerichteten Emails bekommen – und bearbeiten, sodass eine Nichtanwesenheitsnachricht entbehrlich ist.

Hm, ich als Kunde würde es schön finden, wenn ich eine Mail bekomme:

Sehr geehrter Herr 123,
vielen Dank für Ihre E-mail.
Ich bin bis --- nicht im Haus,
Ihre E-mail wird an meinem Kollegen xy weitergeleitet, der
sich bei Ihnen melden wird.

MFG
abc

so in der Art.

Ich mag es gar nicht wenn ich auf eine E-mail
keine Antwort bekomme (ich spreche jetzt von Firmen und keinen One-man-shows)
Zumindest müsste da eine Rückmeldung kommen,
dass meine E-mail angekommen ist und bis wann ich mit Antwort rechnen kann.

 

[mac*berlin]

Vorgeschlagen wurde mir ein Autoresponder mit einem Text in dieser Art:

Vielen Dank für Ihre E-Mail !

Ihr Anliegen bzw. Ihre Mitteilung ist beim Müller-Team angekommen und wird zeitnah bearbeitet. Die Beantwortung erfolgt in Kürze.

Wir bitten höflichst bis dahin keine weiteren Nachfragen zu diesem Vorgang zu senden und danken für Ihr Verständnis.

In dringenden Fällen können Sie uns unter den bekannten Rufnummern bzw. der Notrufnummer erreichen.

Mit freundlichen Grüßen

Müller GmbH

Solch ein Text sollte an 100% der eingehenden Emails versandt werden.

bin mir echt unschlüssig ob das nicht eher die falsche Richtung ist.

 

[Schiffversenker]

Zumindest müsste da eine Rückmeldung kommen,
dass meine E-mail angekommen ist und bis wann ich mit Antwort rechnen kann.

Diese stereotypen Automatenmails sind doch alle nichtssagend und unverbindlich. Im Geschäftsbereich kann man erwarten, daß man entweder eine Außer-Haus-Meldung bekommt mit einer Ersatzmöglichkeit, oder daß die Firma bei Abwesenheit eines Mitarbeiters den Betriebsablauf anders verteilt. Da nützt mir so eine Eingangsbestätigung überhaupt nichts, denn die Wahrscheinlichkeit, daß die Mail gar nicht zugestellt wurde, ist mMn geringer als daß sie dann in der Firma verschlampt wird.
Wenn ich einen Brief schicke oder eine Taube, bekomme ich ja auch keine Bestätigung.

 

[Franken]

Diese stereotypen Automatenmails sind doch alle nichtssagend und unverbindlich. Im Geschäftsbereich kann man erwarten, daß man entweder eine Außer-Haus-Meldung bekommt mit einer Ersatzmöglichkeit, oder daß die Firma bei Abwesenheit eines Mitarbeiters den Betriebsablauf anders verteilt. Da nützt mir so eine Eingangsbestätigung überhaupt nichts, denn die Wahrscheinlichkeit, daß die Mail gar nicht zugestellt wurde, ist mMn geringer als daß sie dann in der Firma verschlampt wird.
Wenn ich einen Brief schicke oder eine Taube, bekomme ich ja auch keine Bestätigung.

... und bis wann ich mit Antwort rechnen kann.

Ich finde es notwendig.
Hatte grade den Fall, dass zwei andere mit denen ich zusammenarbeite
eine Kommunikationslücke hatten, weil die E-mails der einen im Spam-Ordner
der anderen gelandet sind obwohl sie schon seit über 2 Jahren E-mails
ausgetauscht haben.
Dann "beschwerte" sich die eine bei mir, dass sie von der anderen keine Antwort bekommt,
wo diese doch immer so zuverlässig wäre. (ein Anruf hätte alles geklärt)

Und jetzt hab ich selbst den Fall, dass ich keine Antworten bekomme - ich bin ja
dann so frei und rufe an.
Würde ich eine automatische Antwort mit einer Erklärung und einem Termin
bekommen, wann ich mit Antwort rechnen kann, würde ich mich nicht
weiter um Kontakt kümmern.

Ich finde automatische E-mails gut, wenn sie mir weitere Infos geben,
was ja i.d.R der Fall ist.

 

[Kraddo]

Da ist für mich die Definition von Kunde wichtig.

Gebe ich als Privatperson/"anonymer Kunde" Daten in ein Supportformular ein oder schicke die Mail an eine nichtssagende Adresse wie "info[at]shopxyz.de" ist es für den Kunden vielleicht hilfreich zu wissen, dass die Email den Support erreicht hat und er eine ungefähre Zeitangabe der Bearbeitung bekommt.

Geht es jedoch um Mitarbeiter-Emailadresse "name[at]firma.de" , die in der Regel nur der Kunde kennt, der schon Kontakt mit dem entsprechenden Mitarbeiter hatte ist ein Autoreply zum Eingang mMn unnötig. Da würde ich einfach damit rechnen, dass die Email sobald möglich beanwortet wird.
Da bräuchte ich nur eine Nachricht bei Abwesenheit.
Entweder:
-Die Email wird an einen anderen Mitarbeiter weitergeleitet und bearbeitet oder
- die Mail wird nach dem Urlaub erst bearbeitet wird und für dringenden Fälle wird ein Ansprechpartner genannt wird.

 

[Franken]

Grad habe ich so einen Fall.
Hab gestern abend bei zwei Firmen eine Bestellung aufgegeben.
Bei der einen Firma kam gleich darauf die E-mail, meine Bestellung ist eingegangen
und heute die Versandbestätigung.
Bei der anderern Firma hab ich versucht anzurufen und hab zwei E-mails schon
losgeschickt an zwei verschiedene Mail Adressen - keine Reaktion, weder
automatisch noch persönlich.
- da kauf ich jetzt nicht mehr ein und werde wohl vom aktuellen Kauf
zurücktreten.

 

[mac*berlin]

Grad habe ich so einen Fall.
Hab gestern abend bei zwei Firmen eine Bestellung aufgegeben.
Bei der einen Firma kam gleich darauf die E-mail, meine Bestellung ist eingegangen
und heute die Versandbestätigung.
Bei der anderern Firma hab ich versucht anzurufen und hab zwei E-mails schon
losgeschickt an zwei verschiedene Mail Adressen - keine Reaktion, weder
automatisch noch persönlich.
- da kauf ich jetzt nicht mehr ein und werde wohl vom aktuellen Kauf
zurücktreten.

Da bin ich voll bei Dir aber es ist dann doch ein Unterschied ob ich online bei einem Händler etwas bestelle oder ob ich meiner Hausverwaltung einen tropfenden Wasserhahn per Mail melde

 

[agrajag]

Grad habe ich so einen Fall.
Hab gestern abend bei zwei Firmen eine Bestellung aufgegeben.
Bei der einen Firma kam gleich darauf die E-mail, meine Bestellung ist eingegangen
und heute die Versandbestätigung.

Das ist dann aber auch kein simpler Autoresponder á la "Danke, wir haben ihre Nachricht erhalten", was man einfach als gegeben vorraussetzen kann. In diesem Fall finde ich die Nachricht, daß die Bestellung eingegangen ist, sogar für notwendig. Das geht ja über das reine "Habs bekommen" hinaus und markiert den nächsten Schritt im Geschäftsvorfall (ich hab dein Kaufinteresse erhalten und ich verkaufe an dich).

Ich hatte z.B. den Fall, daß jemand permanent seinen Autoresponder aktiviert hat, nur um mitzuteilen, daß es auch telefonisch geht und wann die Person im Büro sitzt. Mit so einer Person zu Mailen ist unfassbar nervig, weil die Hälfte der Konversation aus nutzlosen und vor allem redundanten Nachrichten besteht. Als wenn das leider alltägliche TOFU-Posting schon genug nervt. Und, wie gesagt, nerven Autoresponder-Mails in Ticket-Systemen.

 

[Franken]

Da bin ich voll bei Dir aber es ist dann doch ein Unterschied ob ich online bei einem Händler etwas bestelle oder ob ich meiner Hausverwaltung einen tropfenden Wasserhahn per Mail melde

Wo ist denn da der Unterschied.
Wenn ich einen defekten Wasserhahn habe und die HV nicht da weil im Urlaub, dann wäre es für mich schon hilfreich dies zu wissen.
Denn ich würde ja dann nicht warten bis die HV sich meldet sondern eine andere Lösung suchen.

Das ist dann aber auch kein simpler Autoresponder á la "Danke, wir haben ihre Nachricht erhalten", was man einfach als gegeben vorraussetzen kann. In diesem Fall finde ich die Nachricht, daß die Bestellung eingegangen ist, sogar für notwendig. Das geht ja über das reine "Habs bekommen" hinaus und markiert den nächsten Schritt im Geschäftsvorfall (ich hab dein Kaufinteresse erhalten und ich verkaufe an dich).

Ich hatte z.B. den Fall, daß jemand permanent seinen Autoresponder aktiviert hat, nur um mitzuteilen, daß es auch telefonisch geht und wann die Person im Büro sitzt. Mit so einer Person zu Mailen ist unfassbar nervig, weil die Hälfte der Konversation aus nutzlosen und vor allem redundanten Nachrichten besteht. Als wenn das leider alltägliche TOFU-Posting schon genug nervt. Und, wie gesagt, nerven Autoresponder-Mails in Ticket-Systemen.

o.k. mit so jemanden wie beschrieben möchte ich auch nicht korrespondieren müssen.
- was ist denn ein TOFU-Posting? - hoffe mich mit der Frage nicht allzusehr zu blamieren
Bei meinem Autoresponder kann ich einstellen, in welchen Abständen ein und dieselbe E-mail Adresse
eine Auto-Mail bekommt. Es passiert dann eben kein Ping-Pong-Spiel zwischen zwei autonomen Systemen.

 

[agrajag]

TOFU => Text oben, Full Quote oben.

Das Nervige an dieser Art zu antworten ist, daß immer das komplette Zitat Unzen Abhängt — und die gesamte vorherige Konversation. Kostet unnötig Speicherplatz und Übersicht. Dazu kommt, daß es oft recht schwierig ist die Antworten zu den Zitatstellen zuzuweisen.

Ich bin ein Freund vom Inline-replying, wo man das Zitat an der passenden Stelle auftrennt und die Antwort zu dem Punkt dahin schreibt. Zitatstellen, die ich nicht in Bezug nehmen möchte entferne ich. Solche Mails lassen sich viel schneller lesen und verstehen. Das ist aber etwas Off-Topic.

 

[Olivetti]

Ich bin ein Freund vom Inline-replying, wo man das Zitat an der passenden Stelle auftrennt und die Antwort zu dem Punkt dahin schreibt. Zitatstellen, die ich nicht in Bezug nehmen möchte entferne ich. Solche Mails lassen sich viel schneller lesen und verstehen.

habe ich früher auch gemacht. kurz nachdem die verrückten das netz übernommen haben, aber nicht mehr und spätestens seit smartphone-mail ist mir das selbst sogar zu umständlich. nur bei entsprechendem gegenüber benutze ich noch inline-quoting.

btt: autoresponder finde ich nur bei abwesenheit, wie urlaub sinnvoll.

wer benutzt denn welches ticketsystem?

 

[agrajag]

Ich halte das Inlining weitestgehend ein. TOFU ist was für faule, denen die Lesbarkeit für den Gegenüber egal ist. Mir hingegen ist es wichtig es meinem Gegenüber so einfach wie Möglich zu machen. Im Übrigen macht es auch MIR manches wieder einfacher, weil ich in meinem Text nicht ausschweifender schreiben muß, um sicherzustellen, daß das Geschriebene im richtigen Kontext steht. Inlining liest sich wie ein Dialog – was ja passend für einen Mailwechsel ist.

 

[Olivetti]

leider habe ich meistens kasper gegenüber, die tofu nicht mal essen würden und auf's inlining in keinster weise reagieren.

 

[agrajag]

Das ist natürlich doofen. Ich hatte auch mal jemanden gehabt, dem ich eine Inline-Antwort geschickt hatte, der meinte, warum ich nur den Reply geschickt hatte. Ist mir ja unbegreiflich wie man meine Antworten übersehen konnte. Die darauf folgende Inline-Antwort hatte Dr dann verstanden.