Datenbank um ein Dokumentensystem erweitern

[TheRealBen]

Betriebssystem: OSx
FileMaker-Version: 12 Pro

Hallo Zusammen,

ich - der Newbie - schon wieder und ich habe mir wieder etwas neues überlegt, was meine Datenbank bekommen soll.

Was ich mir vorstelle ist folgendes:
Unter den Datensätzen soll der aktuelle Schriftwechsel / Gesprächsnotizen angezeigt werden. Also in etwas so:

22.11.2013 - Anschreiben verschickt (Anschreiben öffnen) - wird als Datei hinterlegt
23.11.2013 - Antwort des Empfängers (Antwort öffnen) - wird als Datei hinterlegt
23.11.2013 - Telefonnotiz: - Text -

Wenn es bei der Telefonnotiz mehrere Zeilen gibt, dann soll auch hier ein neues Fenster aufgehen und die Notiz gesondert angezeigt werden.

Nun meine Fragen:
a) Wie kompliziert ist so etwas einzubauen?
b) Macht dieses die Datenbank zu groß?
c) Wie baue ich dieses am Besten ein?

Danke Euch!

Viele Grüße
TheRealBen

 

[joachim14]

Von welchen hinterlegten Dateien sprichst Du?
Üblicher Schriftverkehr, übliche Notizen kannst Du auch in FileMaker selber erstellen. Damit entfällt der Umweg über externe zu hinterlegende Dateien.

 

[TheRealBen]

Im Moment erstelle ich alle Dokumente in Pages und speicher diese als pdf Datei.
Es können aber auch eingescannte Antwortschreiben, Faxe und so sein die hinterlegt werden sollen.

 

[roedert]

....gelöscht...

 

[joachim14]

Im Moment erstelle ich alle Dokumente in Pages und speicher diese als pdf Datei.
Es können aber auch eingescannte Antwortschreiben, Faxe und so sein die hinterlegt werden sollen.

Diese Dokumentarten legst Du in FileMakern in Medienfeldern ab.
Du könntest Dir auch noch doo ansehen.

 

[TheRealBen]

Wenn ich Doo zusätzlich einsetze, dann hätte ich wieder 2 verschiedene Systeme.
Meine Idee ist, dass ich alles in 1 Tool habe.

Bis jetzt besteht die Datenbank aus allen Feldern zu Kundendaten, der Adresskopf wird automatisch generiert und kann mit einem Knopf in die Zwischenablage übernommen werden. Dieses System wollte ich jetzt entsprechend erweitern. Und zwar so, dass bei einem Kunden auch mal 10-15 Schriftstücke oder mehr hinterlegt werden können.

Bei Medienfeldern muss ich vorher wissen wieviel Dokumente ich brauche oder?

 

[joachim14]

Bei Medienfeldern muss ich vorher wissen wieviel Dokumente ich brauche oder?

Wenn Du eine unbekannte Anzahl von Dokumenten verwenden möchtest, legst Du eine weitere Tabelle für Medienfelder (Container) an und verbindest die Tabelle über eine Relation.
Das wirst Du bei den zb Notizen (mehrere zu einem Thema oder Projekt) wohl ebenfalls machen müssen.

 

[TheRealBen]

Also für den Anfang würde es mir reichen, wenn ich nachvollziehen könnte:

22.11.2013 - Anschreiben verschickt
23.11.2013 - Antwort des Empfängers
23.11.2013 - Persönliches Gespräch vereinbart
03.01.2014 - Antwort erhalten

Also eine Art Zeitachse wo ich nachvollziehen kann, wann was gemacht wurde.
Wie könnte ich so etwas realisieren und auch entsprechend automatisch immer beim jeweiligem Datensatz anzeigen lassen?

Vielen Dank!

 

[joachim14]

Bei Deinem Beispiel erzeugst Du für jede Aktion einen weiteren Datensatz, also insgesamt 4 Datensätze mit einem Datumsfeld und einem Textfeld für die Stichworte. Die Datensätze füllst Du entweder automatisch mit Tagesdatum oder mit dem Kalender aus, das Textfeld aus einer vorbereiteten Liste.
Beachte, dass sich das dann alles auf ein bestimmtes Projekt beziehen muss. Da kommt die schon mal erwähnte Relation ins Spiel.
Jedes Mal, wenn Du dieses Layout aufrufst, sollte ein Script ablaufen, dass zum letzten Datensatz geht.

 

[TheRealBen]

Dann müsste ich jeden Datensatz mit einer ID versehen und die Zeitstempel dann in einer extra Tabelle speichern oder?
Und die "Texte" muss ich aus dem eigentlichen Datensatz mit dem Zeitstempel und der ID verknüpfen, diese werden nämlich über ein Dropdownfeld ausgewählt.

Oder habe ich jetzt völlig falsch gedacht?

 

[joachim14]

- Eine eindeutige ID ist für die Relation zu dem zugehörigen Projekt notwendig.
- Der Zeitstempel wird in dieser Tabelle gespeichert, das ist doch die Tabelle, in der Du den Arbeitsfortschritt notierst.
- In Deinem Beispiel hast die 4 Texte, vielleicht werden es auch 20. Dafür reicht es, dieses Textfeld als Feld mit zb einer Einblendliste mit den 4 Werten anzulegen.
Hier lohnt eine Relation erst, wenn diese Liste größer wird und auch noch an anderer Stelle gebraucht wird.

 

[TheRealBen]

Also im Moment habe ich alles in einer Tabelle und noch keine eindeutige ID.
Ist mein erstes Projekt mit FM

Als Anhang einmal ein Musterdatensatz und einmal die Texte die dann im grauen Bereich als Zeitachse angezeigt werden sollen.

Das Feld "Stellenausschreibung hier ablegen" ist ein Containerfeld und da kann man per Drag&Drop einfach die entsprechende pdf Datei hinterlegen.

Also wenn ich es richtig verstanden habe, dann müsste ich nun allen Datensätzen noch eine ID zu ordnen.
Dann eine neue Tabelle für die Zeitstempel anlegen und da die Datensatz ID aus der ersten Tabelle mit verknüpfen oder?

 

[Sycorax]

Warum legst du nicht alle Dateien in einem Ordner ab und benennst sie entsprechend?

 

[TheRealBen]

Weil man dann zB keinen Zugriff vom iPad hat und es zu unübersichtlich wird.
Gerade für den Status müsste man dann ja jedesmal eine neue Datei erstellen und außerdem ist es - innerhalb des Studiums (kein EDV / IT Studiengang) - mein Projekt eine entsprechende Datenbank zu entwickeln.

 

[joachim14]

Also wenn ich es richtig verstanden habe, dann müsste ich nun allen Datensätzen noch eine ID zu ordnen.
Dann eine neue Tabelle für die Zeitstempel anlegen und da die Datensatz ID aus der ersten Tabelle mit verknüpfen oder?

So müsste es sein. Du hast die Basistabelle mit einem Datensatz je Firma. Dann hast Du eine "Schritte-Tabelle", in die alle Deine Schritte zu dieser Firma eingetragen werden, das können recht viele werden. Die werden über die ID verbunden.

Die Frage von Sycorax nach verschiedenen Dateien verstehe ich nicht. Für einfache Fälle, wie diesen hier, handelt es sich um eine FileMaker Datei, in der alles enthalten ist.
Zugriff vom iPad läuft doch wohl über FM Go - oder wie?

 

[TheRealBen]

Mein Arbeitsauftrag ist:
Erstelle eine Bewerbungsdatenbank die verschiedene Status abbildet und jeder Status innerhalb der Ansicht nachvollzogen werden kann.
Die Bewerbungsdatenbank soll auch auf mobilen Endgeräten eingesetzt werden können.

Ich habe mich als MacUser daher für FileMaker und FM Go entschieden Die Alternative wäre Access auf Windoof gewesen.

Nur wir kann ich das Dropdownfeld mit der Schrittetabelle so verbinden, dass jeder ausgewählte Status dort auch gespeichert wird?
Ich meine ID und ID über die Beziehungen zu verknüpfen bekomme ich hin. Aber wir sieht der Rest dann aus? Es müsste doch dann bei jeder Auswahl von einem Status ein neuer Datensatz in der Schrittetabelle erstellt werden.

Dieser müsste dann ja auch innerhalb der Basistabelle (Layoutmässig) wieder angezeigt werden. Ich glaube das könnte über Ausschnitt gehen oder?



Ach ja, durch dieses Projekt bin ich auf den FM Geschmack gekommen und hab mir auch schon was für meinen Nebenjob überlegt

 

[TheRealBen]

Also ich habe nun folgendes gemacht (Anhang) und hoffe, dass es das richtige macht.
So habe ich es zumindest in einem kleinen Tutorial gelesen. Stimmt es denn was ich hier gemacht hab?

 

[joachim14]

Im Wesentlichen kann das so gehen.
Trotzdem würde ich nur die ID als Relation nehmen. Zumindest für den Anfang ist das deutlicher. Die zusätzliche Beziehung wirkt wie ein Filter, so dass in der Tabelle Bewerbungen uU nicht alle Datensätze aus der Zeitachse gezeigt werden.
Deine Texte zu einem Schritt gehören mit Zeitstempel in die Tabelle Zeitachse, nicht in die Tabelle Bewerbungen.

Angezeigt werden - ganz richtig - die Werte der Zeitachse in einem Layout der Tabelle Bewerbungen in einem Ausschnitt. Man hat dann also die Basisdaten der Firma und aufgelistet die einzelnen Schritte in einer Ansicht.

 

[TheRealBen]

Kann ich denn die Texte einfach so in die neue Tabelle "Zeitachse" kopieren? Edit: Habe ich hinbekommen über die Datenbankverwaltung

Und wie bekomme ich diese dann trotzdem im Layout zur Auswahl angeboten? So dass ich weiß, dass diese aus der Tabelle "Zeitachse" geholt werden. EDIT: Habe es eben mal im Inspektor ausgewählt und da ist die Lupe dann gelb geworden und ich konnte bei einem neuen Datensatz nichts auswählen.

Ach ja, ich habe schon ca. 27 Musterdatensätze in der Tabelle stehen. Bleiben die jeweiligen Status dann dort erhalten?

Sorry, dass ich so viel Frage, aber ist meine erste FM Datenbank und ich hab alles aus Learning by Doing hinbekommen.

Danke für den Hinweis mit den ID's hab ich schon korrigiert.

 

[joachim14]

Ich würde die Texte - wie in #11 gesagt - als Einblendliste für das Textfeld Schritte nehmen.

Und dann solltest Du - mindestens in der Erprobungsphase - in gewissen Zeitabständen komplette Kopien Deiner Datenbank anlegen. Bei Irrtum im Umbau kannst Du dann wieder leicht eine Version zuvor verwenden.
Die 27 Musterdatensätze bleiben zunächst unberührt. Aber das Textfeld mit den Schritten wandert in die Tabelle Zeitachse und wird in der Tabelle Bewerbungen nicht mehr gebraucht. Es sollte also erst dann gelöscht werden, wenn sicher ist, dass die Funktion richtig von der neuen Struktur übernommen wurde.
Ob Du das Feld Schritte im Ausschnitt des Layouts Bewerbungen oder in einem Layout der Zeitachse füllst, ist von der Datenbankfunktion gleich. Vielleicht gefällt Dir eine bestimmte Bedienungsreihenfolge aber besser.