Alte Mails in "Mail" archivieren und aus Posteingang entfernen

[snoogle]

Ist es bei Mail möglich wie bei Entourage oder Outlook, e-Mails automatisch zu archivieren und diese dann dauerhaft aus dem Account zu löschen?

Ich würde gerne alles, was älter als drei Monate ist, in eine mbox-Archivieren, so dass ich diese zwar jederzeit wieder öffnen kann, aber die Mails ansonsten nicht mehr im Postfach sind.

Für eine genaue Anleitung wäre ich sehr dankbar. Ich selbst hab' bis jetzt nur die Archivierungsfunktion und die Postfach exportieren Funktion gefunden. Beides erfüllt aber nicht den Zweck

 

[tocotronaut]

Ich habe einfach ein lokales Postfach dafür.
Dieses habe ich "Archiv" genannt und kopiere immer mal wieder alle mails manuell dort hinein.

man müsste vermutlich eine Regel anlegen, die sowas automatisch macht.

 

[snoogle]

Leider keine passende Lösung. Ich habe mehrere (private und geschäftliche) Mailaccounts. Aktuell ins. ca. 7000 Mails in den Postfächern. Mir geht's darum für die Übersicht und die Geschwindigkeit, die e-Mails aus Mail zu entfernen, aber so zu archivieren, dass ich sie notfalls wieder öffnen kann.

 

[Hebi]

Ich hab mir unter "Dokumente" einen Ordner für "Mails" angelegt. Und den unterteile ich dann nochmal in "Rechnungen, Schriftverkehr...... und so weiter. Und dahin speichere ich dann die entsprechenden Mails.

 

[AlienDihn]

Du kannst doch bei E-Mail auf archivieren gehen, dann erstellt Mail einen Ordner Archiv und kopiert alle ausgewählten Mail dort hin, dann sind sie aus den Postfächern raus.

 

[snoogle]

Die Betonung liegt auf "automatisch"

 

[AlienDihn]

Die Betonung liegt auf "automatisch"

Ja, Email auswählen und auf archivieren gehen, ganz automatisch verschwindet diese aus dem Posteingang in den Ordner "Archiv". Oder willst du sie noch vor dem Lesen archivieren, also direkt ohne dein zu tun wenn diese eingeht?

 

[Hebi]

Wenn du "automatisch" willst, dann musst du dir nen entsprechenden Filter basteln. Allerdings geht dann das lesen nicht automatisch. Das musst du selber machen. Und wenn du dann einmal beim lesen bist, kannst du sie auch entsprechend verschieben....

 

[tocotronaut]

ich glaube ihr überseht da was:

Gelesen werden sie bei eintreffen.

allerdings sollen sie nicht sofort bei oder nach dem lesen, sondern erst nach 1-3 Monaten archiviert werden (wenn sichergestellt ist, dass sie für das Tagesgeschäft nicht mehr benötigt werden.)


Gerade kommt mir noch ein Gedanke:
einen eigenen imap Server oder ein zweites Mailkonto aufsetzen und alle mails dahin weiterleiten lassen.

Vorteil:
Die Mails liegen doppelt vor (Backup).
Du müsstest keine Rücksicht mehr nehmen und könntest die Mails in deinem normalen Konto einfach löschen.
Brauchst du eine mail aktivierst du einfach das zweite Konto in den Mail Einstellungen oder du könntest für die Verwaltung des "Archivs" ein anderes Mailprogramm verwenden.

Nachteil:
- alle regeln müssten für jedes Konto separat ausgeführt werden. (eventuell reicht beim zweiten Konto auch ein Posteingang)

 

[tombe]

Ich mache das einmal jährlich: Ich lege mir ein lokales Postfach an, nenne das z.B. Mail2009 und erstelle eine Suche, die mir alle Mails aus dem Jahr anzeigt, markiere alle Suchergebnisse und ziehe sie in das lokale Postfach. Fertig.

 

[Ergebnis]

Das soll jetzt nicht ironisch klingen: Ist bei euch Mail/Outlook & Co. ein Archivierungsprogramm? 7000 E-Mails - findet sich da noch was?

Ich habe in Mail die Dinge, die noch nicht abgeschlossen sind. Danach wird gelöscht oder in Evernote (früher einfach in den Dokumenten) sachbezogen gespeichert.

Was ist der Grund für das Belassen von mehr als - großzügig gesehen - 100 E-Mails im Mailprogramm?

 

[robusto]

also ich verwende einen imap-server, habe dort 18 ordner mit diversen unterordnern (jahresarchive). verschiebe jedes mail nach dem lesen bzw nach erledigung manuell, wenn es wichtig ist markiere ich es und es wird in den erinnerungen angezeigt. dadurch ist der posteingang immer übersichtlich und aufgeräumt. ausserdem alles immer einfach zu finden.

vielleicht eine überlegung, aber jeder mag seine arbeitsstrukturen anders organisiert

 

[Ergebnis]

Und du kannst dich in fünf Jahren noch erinnern, ob der Versicherungsvorgang 2006 oder 2007 gewesen ist?

 

[tombe]

Ich nicht, aber Spotlight.

 

[robusto]

Und du kannst dich in fünf Jahren noch erinnern, ob der Versicherungsvorgang 2006 oder 2007 gewesen ist?

das wahrscheinlich nicht. aber wenn ich die mails alle in einem verzeichnis archiviere wird mir das auch nicht weiterhelfen in dem fall
allerdings wird der vericherungsvorgang um beim beispiel zu bleiben in einem bestimmten ordner aus diesen beiden jahren sein und dann ist es einfacher z.b.: 200 mails aus jedem jahr durchzuforsten als insgesamt 7000 in einem archiv

 

[mikrowellenpiet]

Mit Spotlight finde ich die E-Mails, die ich brauche schnell. Ich habe alle Mails seit 10 Jahren in Mail und keine Probleme. Warum sollte ich da was löschen?

Warum sollte man Mails nicht im Mail-Programm aufbewahren?

 

[tocotronaut]

der einzige Grund der mir einfallen würde ist die Geschwindigkeit beim öffnen...

das könnte man aber auch mit einer SSD Lösen.

 

[Ergebnis]

... Warum sollte man Mails nicht im Mail-Programm aufbewahren?

Weil ich meine Briefe auch nicht im Postkasten liegen lasse?

Mal ernsthaft: Es ist mir doch völlig egal wie mich Nachrichten erreichen: Brief, Fax, E-Mail. Ich lege alles zentral (ggf. gescannt) ab. Wenn ich die Mails in Mail lasse, dann habe ich zwei oder noch mehr Ablagesysteme. Das ist sicher nicht praktikabel.

 

[mikrowellenpiet]

Weil ich meine Briefe auch nicht im Postkasten liegen lasse?

Ich lasse die E-Mails nicht alle in der Inbox ... ;-)

Da ich Spotlight nutze, habe ich auch einen zentralen Einstieg in meine Suche nach Korrespondenz. Aber das ist ja auch Geschmacksache. Evernote als Archiv wäre mir allerdings nicht zukunftssicher genug.

 

[Ergebnis]

Du kannst aus Evernote alle Dateien im Originalformat (PDF, XLS, DOC ...) wieder exportieren. Zugegebenermaßen eine zeitraubende Arbeit, aber ich setze darauf, dass Evernote am Markt bleibt. Falls doch nicht, hoffe ich auf einen Konkurrenten mit einer Importfunktion.