Das papierlose Büro - top oder flop?

[Tropmete]

Hallo Macuser,

gerade bin ich wiedermal dabei meinen Papierkram zu erledigen und merke, dass ich ja mittlerweile ganze Ordner voll mit Dokumenten habe. Kontoauszüge, Verträge, Rechnungen und und und. Da ich ja einen Scanner besitze kam mir die Idee den ganzen Kram einfach einzuscannen und auf dem Mac zu verwalten.

Vorteil:
- Keine Ordner mehr, die viel Platz wegnehmen
- Über Tags und Spotlight kann man schnell alles finden
- man kann alles ganz einfach immer dabei haben (z.B. auf einem verschlüsselten USB Stick)

Nachtgeil:
- sind solche eingescannten Dokumente im Zweifelsfall belastbar, um etwas nachzuweisen?
- Datensicherheit, wenn jemand meinen Mac angreift (und ja, das geht) kommt er eventuell an all meine Dokumente (auch wenn diese verschlüsselt sind)
- Sammelwut: dadurch, dass es keinen Platz mehr benötigt, muss man auch nichts mehr löschen (kenne ich von E-Mails)


Wie handhabt ihr das und habt ihr vielleicht sogar schon alles digitalisiert?

 

[noodyn]

du hast einen Nachteil vergessen: Aufwand und Zeitbedarf. Es kostet einfach Zeit die Dinge einzuscannen und sie zu benennen und abzulegen. Viel mehr noch als einfach den Locher dranzuhalten und es abzuheften. Das "papierlose" Büro ist ein Tausch von Zeit gegen Platz.

 

[avalon]

In deinem Alter hatte ich damals auch das Problem und ich habe es da schon (also vor etwa 40-45 Jahren) digital gelöst.

Es gab 2 Zustände für meine Unterlagen.

0 = wegschmeißen
1 = behalten

 

[SwissBigTwin]

Hallo Macuser,

gerade bin ich wiedermal dabei meinen Papierkram zu erledigen und merke, dass ich ja mittlerweile ganze Ordner voll mit Dokumenten habe. Kontoauszüge, Verträge, Rechnungen und und und. Da ich ja einen Scanner besitze kam mir die Idee den ganzen Kram einfach einzuscannen und auf dem Mac zu verwalten.

Vorteil:
- Keine Ordner mehr, die viel Platz wegnehmen
- Über Tags und Spotlight kann man schnell alles finden
- man kann alles ganz einfach immer dabei haben (z.B. auf einem verschlüsselten USB Stick)

Nachtgeil:
- sind solche eingescannten Dokumente im Zweifelsfall belastbar, um etwas nachzuweisen?
- Datensicherheit, wenn jemand meinen Mac angreift (und ja, das geht) kommt er eventuell an all meine Dokumente (auch wenn diese verschlüsselt sind)
- Sammelwut: dadurch, dass es keinen Platz mehr benötigt, muss man auch nichts mehr löschen (kenne ich von E-Mails)


Wie handhabt ihr das und habt ihr vielleicht sogar schon alles digitalisiert?

Alles, was ich nicht im Original behalten muss, scanne ich als durchsuchbares PDF ein und lege es auf dem Mac ab! Ich habe gerade noch 4 Ordner im Regal stehen, mehr braucht es nicht! Am Anfang hat es zwar knapp eine Woche gedauert, bis alles eingescannt war, mehrere jahre zurück sammelt sich eben was an, aber nun nur noch das tägliche Pensum ist kein Problem!

Ich habe einen EPSON MFP mit ADF, als OCR nutze ich PDFScanner... funktioniert einwandfrei! Die Frage stellt sich, ob du als Ordnerstruktur alles ablegen willst oder eine DB Software dafür verwenden willst, z.B. Devonthink!

Im Original habe ich nur noch Verträge, Zeugnisse, Amtssachen in den Ordnern!

 

[SwissBigTwin]

du hast einen Nachteil vergessen: Aufwand und Zeitbedarf. Es kostet einfach Zeit die Dinge einzuscannen und sie zu benennen und abzulegen. Viel mehr noch als einfach den Locher dranzuhalten und es abzuheften. Das "papierlose" Büro ist ein Tausch von Zeit gegen Platz.

Ansichtssache... kann ich nicht bestätigen! Wenn alles in Gang gesetzt worden ist, geht alles ruckzuck!

 

[Tropmete]

Alles, was ich nicht im Original behalten muss, scanne ich als durchsuchbares PDF ein und lege es auf dem Mac ab! Ich habe gerade noch 4 Ordner im Regal stehen, mehr braucht es nicht! Am Anfang hat es zwar knapp eine Woche gedauert, bis alles eingescannt war, mehrere jahre zurück sammelt sich eben was an, aber nun nur noch das tägliche Pensum ist kein Problem!

Ich habe einen EPSON MFP mit ADF, als OCR nutze ich PDFScanner... funktioniert einwandfrei! Die Frage stellt sich, ob du als Ordnerstruktur alles ablegen willst oder eine DB Software dafür verwenden willst, z.B. Devonthink!

Im Original habe ich nur noch Verträge, Zeugnisse, Amtssachen in den Ordnern!

Und hast du das alles dann verschlüsselt abgelegt oder vertraust du auf die Sicherheit des Macs/Benutzers oder sind die Sachen dir nicht so wichtig?

 

[Retnueg]

Da ich ja einen Scanner besitze kam mir die Idee den ganzen Kram einfach einzuscannen und auf dem Mac zu verwalten.

Nachtgeil: was hat das mit Nachteil gemeinsam

dann solltest du aber allerhöchste Priorität auf Backups legen und nicht nur eines

 

[Tropmete]

dann solltest du aber allerhöchste Priorität auf Backups legen und nicht nur eines

Ja, aber wenn du alles nur analog hast kann dir auch die Bude abbrennen oder ein Wasserrohr platzen. Da ist digital ja fast sicherer, wenn du es verschlüsselt in der Cloud ablegst oder einen USB Stick in dein Bankschließfach legst.

 

[Retnueg]

Ja, aber wenn du alles nur analog hast kann dir auch die Bude abbrennen oder ein Wasserrohr platzen. Da ist digital ja fast sicherer, wenn du es verschlüsselt in der Cloud ablegst oder einen USB Stick in dein Bankschließfach legst.

schon klar, ich meine ja nur,

 

[BenVo3l]

Nun, Ich habe kein komplettes Büro, meine (wichtigen) Unterlagen beschränken sich auf Wenige Order in denen Hauptsächlich Sachen von Banken und Versicherungen liegen und Belege.
Ich spiele auch mit dem Gedanken alles mal zu scannen. Ich hab vorige Woche einen Kassenbeleg gesucht, das hat in dem Wirrwarr ne stunde gedauert. Am Mac hätte spotlight das in Sekunden gefunden. Blöd ist bei Kassenbelegen außerdem, das die Ausbleichen und irgendwann nicht mehr lesbar sind

 

[SwissBigTwin]

Und hast du das alles dann verschlüsselt abgelegt oder vertraust du auf die Sicherheit des Macs/Benutzers oder sind die Sachen dir nicht so wichtig?

Also es ist mein Mac... und mir vertraue ich dann doch noch selbst! Ausserdem wird alles per TM gesichert und zusätzlich nochmals auf einer 3. externen Platte! Alles ist normal gesichert, da niemand hierauf Zugriff hat, ausser ich selbst!

 

[Fotostudio]

Hallo Macuser,
gerade bin ich wiedermal dabei meinen Papierkram zu erledigen und merke, dass ich ja mittlerweile ganze Ordner voll mit Dokumenten habe. Kontoauszüge, Verträge, Rechnungen und und und. Da ich ja einen Scanner besitze kam mir die Idee den ganzen Kram einfach einzuscannen und auf dem Mac zu verwalten.
Wie handhabt ihr das und habt ihr vielleicht sogar schon alles digitalisiert?

Da haste was zu lesen.

http://www.spiegel.de/karriere/berufsleben/holland-papierloses-buero-bei-decos-a-993143.html

Toilettenpapier sollen die wohl auch nicht haben.

 

[SwissBigTwin]

Nun, Ich habe kein komplettes Büro, meine (wichtigen) Unterlagen beschränken sich auf Wenige Order in denen Hauptsächlich Sachen von Banken und Versicherungen liegen und Belege.
Ich spiele auch mit dem Gedanken alles mal zu scannen. Ich hab vorige Woche einen Kassenbeleg gesucht, das hat in dem Wirrwarr ne stunde gedauert. Am Mac hätte spotlight das in Sekunden gefunden. Blöd ist bei Kassenbelegen außerdem, das die Ausbleichen und irgendwann nicht mehr lesbar sind

Eben, nach paar Wochen, Monaten ist ein Kassenbeleg fast nicht mehr lesbar... ich scanne ALLE ein, schmeisse das Original weg! Hatte auch schon Reklamationsfälle, wo ich den eingescannten Beleg ausdruckte und keine Problme im Geschäft damit hatte!

 

[Hausbesetzer]

Gibt es eigentlich eine Software, die anhand von Stickwörtern innerhalb der gescannten Dokumente eine Verschlagwortung durchführen kann?
Also zb bei jedem Kassenbeleg von Ikea den Beleg mit "Büroausgaben" flaggt?

 

[SwissBigTwin]

Da haste was zu lesen.

http://www.spiegel.de/karriere/berufsleben/holland-papierloses-buero-bei-decos-a-993143.html

Toilettenpapier sollen die wohl auch nicht haben.

Stimmt... da wird der Popo per Wasser und Luft gereinigt! :d

 

[SwissBigTwin]

Gibt es eigentlich eine Software, die anhand von Stickwörtern innerhalb der gescannten Dokumente eine Verschlagwortung durchführen kann?
Also zb bei jedem Kassenbeleg von Ikea den Beleg mit "Büroausgaben" flaggt?

Devonthink macht so was ähnliches, liest aus dem Dokument die Begriffe aus und speichert es in der Datenbank!

 

[ProjectBuilder]

du hast einen Nachteil vergessen: Aufwand und Zeitbedarf. Es kostet einfach Zeit die Dinge einzuscannen und sie zu benennen und abzulegen. Viel mehr noch als einfach den Locher dranzuhalten und es abzuheften. Das "papierlose" Büro ist ein Tausch von Zeit gegen Platz.

Allerdings muss man mit OCR viele Dokumente gar nicht benennen - Rechnungsnummern etc. sind dann ja schon im Dokument enthalten.

Bei mir landet alles in DevonThink, die einzige Ablageebene die ich dort habe ist jeweils eine Datenbank pro Jahr. Das klappt soweit prima. Rechnungen tagge ich jeweils noch als offen oder bezahlt.

 

[mac*berlin]

Also ich bin mit davonthink nie richtig warm geworden ... Ich habe es noch auf dem Mac aber nutzen zu ich es nicht. Ich finde eine gute Ordnerstruktur oftmals sehr viel sinnvoller und kannst systemunabhängig

 

[SwissBigTwin]

Also ich bin mit davonthink nie richtig warm geworden ... Ich habe es noch auf dem Mac aber nutzen zu ich es nicht. Ich finde eine gute Ordnerstruktur oftmals sehr viel sinnvoller und kannst systemunabhängig

Devonthink ist auch nicht einfach nur ein "Belegsammler", in DT kannst du ganze Mailarchive, Webseiten, Belege, Briefe, Notizen, Bilder, etc. verwalten!

Beispiel: Ordner Bank... sämtliche gescannte und geschriebene Briefe ablegen, Telefonnotizen direkt anlegen, Mails speichern... alles chronologisch sortiert!

Mehrere Datenbanken können angelegt werden, auf mehreren Macs synchronisiert werden, als Webserver freigeben, etc.! Ein Dokument kannst du z.B. unter Versicherung ablegen und einen Link im Ordner Auto zuweisen.

Devonthing ist sehr umfangreich, aber sicherlich die beste Dokumentenverwaltung für OS X und du kannst es ja 150 Stunden ausführlich testen!

 

[Auryn]

Bei mir landen in DevonThink alle Dokumente nach OCR und Taggen in einem einzigen Ordner. Anhand Tags und Suchbegriffe werden die Dokumente dann mittels intelligente Gruppen einer Ordnerstruktur automatisch zugeordnet, zum Teil auch mehrfach (z. B. Kfz-Rechnung unter Kfz und Rechnungen).
Ich finde die Flexibilität von DevonThink ist der größte Vorteil und ermöglicht so unterschiedlichste Ablagekonzepte.