Suche Komplettlösung zur Dokumentenverwaltung

Kleines Update, wie es im Moment aussieht:

- ich habe mir eine Synology NAS DS214+ zugelegt, diese aber aus Zeitgründen leider noch nicht eingerichtet. Ausgestattet ist diese momentan noch mit (nur) einer WD Red 3TB NAS Festplatte.
- Meine Airport Extreme habe ich via Lankabel an den Router in unserer WG angeschlossen und habe somit jetzt mein eigenes WLAN
- Programmmäßig bin ich leider immer noch nicht weiter...

Was ich jetzt suche / möchte:

Ich möchte alle meine Daten irgendwie klug und durchdacht auf der NAS hinterlegen / backuppen. An meinem MacBook Pro sollte man dies primär nicht merken sollen. Sprich, wenn ich beispielsweise Dokumente / Briefe / Ausarbeitungen auf dem Mac ändere, soll dies bei Internetverbindung auf die NAS synchronisiert werden.

Zudem möchte ich irgendwie eine vernünftige Lösung für meine Fotosammlung haben. Momentan benutze ich iPhoto zur Verwaltung meiner 190GB großen Mediathek. Gibt es eine Möglichkeit, wie ich einerseits alle meine Fotos auf der NAS abgespeichert habe, als auch iPhoto weiter ohne Probleme auf meinem Mac nutzen kann? Gerne würde ich auch mobil Zugriff auf alle Fotos haben, oder von anderen PC über die NAS Maske im Browser.

Eine Einbindung von iPhone und iPad sollte auch möglich sein.

Außerdem möchte ich - back to topic - meine gesamten Dokumente (eingescannte Dokumente) irgendwie (sprich gerne auch über ein Programm, oder eben in Ordnern) ebenfalls auf der NAS abgespeichert haben.

Auf eure Anregungen freue ich mich!

LG, Daniel :)
 
ich benutze hier die CloudStation als Tool zum Sync zwischen mehreren Macs und der DiskStation

alles was hier ausgewählt wird, wird entsprechend gesynct
 
auf der NAS hinterlegen / backuppen. An meinem MacBook Pro sollte man dies primär nicht merken sollen. Sprich, wenn ich beispielsweise Dokumente / Briefe / Ausarbeitungen auf dem Mac ändere, soll dies bei Internetverbindung auf die NAS synchronisiert werden.
Lege Dir auf dem Mac die Ordner an, die Du per Cloud Station mit der Synology synchron halten möchtest. Du brauchst auch keine Internetverbindung, wenn Du mit dem Mac zu Hause bist. Lokale Netzwerkverbindung (Mac per Wifi oder LAN am Router, Synology per LAN am Router) reichen vollkommen aus.

Zudem möchte ich irgendwie eine vernünftige Lösung für meine Fotosammlung haben.
(...)
Eine Einbindung von iPhone und iPad sollte auch möglich sein.
Verwende statt iPhoto die Photo Station der Synology. Mit iPhone und iPad kann man gerade bei mit der neuen Version der DS Photo App sehr gut die eigenen Bilder verwalten.

Hinzu kommt mit DSM 5.1 die Note Station. Ist gerade Beta, die finale Version erscheint Ende November:
https://www.synology.com/de-de/dsm/5.1beta/application#note_station

Für erste Tests kann man das Beta Paket der Note Station schon jetzt mit DSM 5.0 testen. Die Beta-Version später einfach löschen wenn das Release erscheint, neu installieren und dann gehts produktiv los.
 
Evernote nur annähernd mit Devonthink zu vergleichen ist schon fast Blasphemie! Evernote ist ein Spielzeug dagegen, ausserdem was Datenschutz und NSA angeht, ja wohl selbstredend! Devonthink ist sehr komplex und bietet alle Möglichkeiten, die man sich nur wünscht! Nicht nur eine komplette Datenverwaltung, ich kann für alles eine eigene Datenbank anlegen, die auf meinem Mac gespeichert wird (DB1 = Beruf, DB2 = Privat, DB3 = Adressen, DB4 = Fotos...) und ich kann verschiedene DB auf verschiedenen Mac's syncronisieren! Jede Devonthink DB kann ich als Webserver frei geben und per Bonjour im Netzwerk drauf zugreifen oder auch von ausserhalb! Devonthink "togo", also die IOS App, ist unbrauchbar, aber Devonthink ist an etwas NEUEM dran für IOS.

Die Trial kann man 150 Stunden testen, das ist sehr lange und der Support ist Klasse, auch Deutschsprachig, da der Chef von DT ein Deutscher ist!

In Devonthink kannst du auch schnell Notizen verfassen, Memos, Webseiten und Mails speichern, also auch chronologische Abläufe im ganzen sichern! Mit einem guten Scanner (Fujitsu) geht alles super schnell und komfortabel, allerdings braucht es Einarbeitungszeit!

Wer ewig auf Mac beiben will, macht mit DT keinen Fehler, wenn der Funktionsumfang so gebraucht wird!
 
Noch eine wichtige Funktion vergessen... Man kann mit Devonthink eine komplette Datenbank als normale Ordnerstruktur exportieren, z.B. in die Dropbox, iCloud, etc., dann habe ich alles überall ganz einfach zur Verfügung!
 

Eigentlich ganz guter Artikel, die Dateinamensgebung ist so die beste! Nicht alle Programme verhindern jedoch eine weitere Bearbeitung, falls es das Programm irgendwann nicht mehr gibt, bei Devonthink kann ich alle Datenbanken als normale Ordnerstrukturen exportieren und somit ganz normal im Finder weiter benutzen oder auch unter Windows.

Was ich aber gar nicht verstehen und nachvollziehen kann, wie kann man auf OCR verzichten! Erstens sind Bilder viel grösser in der Datenmenge und zweitens kann ich mit OCR durchsuchbare PDF's erstellen und somit viel besser und schneller das richtige Dokument finden.

Gute OCR Apps für den Mac gibts schon für wenig Geld, die bei billigen Scannern beiliegende taugt selten was! Ich nutze PDFScanner kann ich empfehlen! http://www.pdfscannerapp.com
 
Ist das besser, als Abby, was bei DEVONthink schon dabei ist?

Abby hat einen grösseren Funktionsumfang als Standalone App, in Devonthink kann es nicht mehr als PDFScanner, jedoch erzeugt Abby in Devonthink grösserere Dateien als PDFScanner, was jedoch an der Engine von Abby liegt, die den Softwareentwickler, wie Devonthink, zur Verfügung steht. Soll sich aber irgendwann ändern!

Wenn Devonthink, dann nur die grosse Pro Version, da ist alles enthalten... OCR, Webserver, etc.!

Wenn du nur eine Scanner App suchst um durchsuchbare PDF's zu erstellen, dann kann ich dir PDFScanner sehr empfehlen, hab ich auch!
 
Danke für die Erklärung, ich nutze bereits, wie du, DEVONthink Pro Office, und war nur neugierig, warum du noch eine zusätzliche OCR-App verwendest.
 
@swiss

Wie exportierst du die komplette Ordnungsstruktur zur Dropbox?

Ich suche bisher mit Chronosyc alle PDFs aus der DT-Datenbank und kopiere die dann zu GDRIVE. Dort steht mir dann online die Volltextsuche zur Verfügung.
Über den Dropbox-Sync dopple ich ich meine Datenbank, dass ich meine Datenbank dann auch parallel auf dem MacBook nutzen kann.

Die PDF-Dateigröße kann man doch in DT einstellen. Eine durchschnittliche A4-Seite hat bei mir so um die 200 kb.
Die mittlerweile 10.000 PDF-Dokumente belegen bei mir um die 3GB. Ich finde das ist noch übersichtlich.

Devonthink ist ein sehr komplexes Programm. Aber genau dafür wurden Rechner gebaut! Devonthink ist DER Grund um mit OSX zu arbeiten.
 
@swiss

Wie exportierst du die komplette Ordnungsstruktur zur Dropbox?

Ich suche bisher mit Chronosyc alle PDFs aus der DT-Datenbank und kopiere die dann zu GDRIVE. Dort steht mir dann online die Volltextsuche zur Verfügung.
Über den Dropbox-Sync dopple ich ich meine Datenbank, dass ich meine Datenbank dann auch parallel auf dem MacBook nutzen kann.

Die PDF-Dateigröße kann man doch in DT einstellen. Eine durchschnittliche A4-Seite hat bei mir so um die 200 kb.
Die mittlerweile 10.000 PDF-Dokumente belegen bei mir um die 3GB. Ich finde das ist noch übersichtlich.

Devonthink ist ein sehr komplexes Programm. Aber genau dafür wurden Rechner gebaut! Devonthink ist DER Grund um mit OSX zu arbeiten.

Innerhalb der datenbank...


Bildschirmfoto 2014-10-28 um 16.59.32.jpg
 
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@swiss

Wie exportierst du die komplette Ordnungsstruktur zur Dropbox?

Ich suche bisher mit Chronosyc alle PDFs aus der DT-Datenbank und kopiere die dann zu GDRIVE. Dort steht mir dann online die Volltextsuche zur Verfügung.
Über den Dropbox-Sync dopple ich ich meine Datenbank, dass ich meine Datenbank dann auch parallel auf dem MacBook nutzen kann.

Die PDF-Dateigröße kann man doch in DT einstellen. Eine durchschnittliche A4-Seite hat bei mir so um die 200 kb.
Die mittlerweile 10.000 PDF-Dokumente belegen bei mir um die 3GB. Ich finde das ist noch übersichtlich.

Devonthink ist ein sehr komplexes Programm. Aber genau dafür wurden Rechner gebaut! Devonthink ist DER Grund um mit OSX zu arbeiten.


Devonthink ist mit Abstand die beste Dokumentenverwaltung für OS X, leider nicht Netzwerkfähig, also es gibt keine Serverversion! Wen du alleine arbeitest, kannst du die komplette Datenbank auch direkt in deinem Dropbox Ordner im Finder speichern, dann kannst du vom iMac und vom Macbook mit Devonthink die Datenbank öffnen (Devonthink ratet zwar davon ab, aber es funktioniert)!

Eine weitere Möglichkeit ist die Datenbank zu synchronisieren... auf dem iMac legst du eine Datenbank an und auf dem MacBook ebenfalls... dann füllst du auf einem Gerät die Daten rein und dann kannst du beide Datenbanken syncen... manuell oder automatisch!
 
Was mir bei DEVONthink noch fehlt, wäre eine Möglichkeit Anmerkungen direkt zu Dateien hinzuzufügen, Tags sind manchmal zu wenig und Spotlightkommentare auch nicht dafür gedacht. Bisher geht as nur mit "Klebezetteln" bei PDFs.
 
Was mir bei DEVONthink noch fehlt, wäre eine Möglichkeit Anmerkungen direkt zu Dateien hinzuzufügen, Tags sind manchmal zu wenig und Spotlightkommentare auch nicht dafür gedacht. Bisher geht as nur mit "Klebezetteln" bei PDFs.

Du kannst direkt im Dokument Anmerkungen oder Notizen machen, "Klebezettel" anfügen!


AGK Ablage — WdK Schulungsunterlagen.pdf [29.7 x 21.0 cm, 124] 2014-10-28 17-41-43.jpg
 
Ja, aber ich würde das gerne auch bei Nicht-PDFs machen, ich habe für Projekte auch etliche Bildvorlagen etc., zu diene ich mir gerne etwas notieren würde, das geht bisher nur etwas umständlich über RTF-Dokumente mit gleichem Dateinamen. DEVONthink speichert als einzige Metadaten zu den Dateien wohl nur die Tags (neben den OSX-Daten wie Etiketten und Spotlight-Kommentaren).
 
Ja, aber ich würde das gerne auch bei Nicht-PDFs machen, ich habe für Projekte auch etliche Bildvorlagen etc., zu diene ich mir gerne etwas notieren würde, das geht bisher nur etwas umständlich über RTF-Dokumente mit gleichem Dateinamen. DEVONthink speichert als einzige Metadaten zu den Dateien wohl nur die Tags (neben den OSX-Daten wie Etiketten und Spotlight-Kommentaren).

Also du meinst Kommentare direkt in das Bild?


Beetle 2.0 4.jpg
 
Du kannst aber auch die Bilddatei in ein durchsuchbares PDF umwandeln innerhalb Devonthink und dann wie jedes PDF bearbeiten!


AGK Ablage — Beetle 2.0 4.jpg [33.9 x 22.5 cm, 100] 2014-10-28 19-59-36.jpg
 
Du kannst aber auch die Bilddatei in ein durchsuchbares PDF umwandeln innerhalb Devonthink und dann wie jedes PDF bearbeiten!

Könnte ich mal probieren, ist aber etwas umständlich - mal sehen was DEVON Technologies noch so bringt, Wertungssternchen haben sie ja auch schon länger geplant. Und irgendwie ehaben sie ja schon die Möglichkeit Metainformationen zu jeder Datei zu speichern (Tags und ggf. die Quell-URL, wenn sie da nicht die OSX-Bordmittel nutzen), das sollte ja erweiterbar sein.
 
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