Sammelthread DEVONthink

coole sache, aber ich hoffe du bist nicht in berlin tätig :)
 
Nein ich komme nicht aus Berlin und will hier auch keine Schleichwerbung machen. Ich lese hier schon lange mit und ziehe Nutzen, aber jetzt habe ich mich gerade endlich mal registriert weil ich in dem Thema Konica Minolta MFP halt sattelfest bin und auch mal antworten bzw. helfen wollte :)

PS: ich hoffe wir haben den Thread nicht zu sehr verwässert ;)
 
wir hören ja schon uff :)

dank dir trotzdem, aber vielleicht kannst mir ja behilflich sein, wenn ich nen problem beim einrichten hab. :) würde mich dann per pn melden :)
 
habe soeben mal iDocument getestet und festgestellt, dass das Programm nach dem ersten Import direkt abgeschmiert ist und daher wohl gestorben, auch ist eine pdf Umwandlung nicht möglich.
 
Ich habe auch viel getestet.

DEVONthink ist jedoch das Programm schlecht hin.
Man bekommt so viele Möglichkeiten, die miteinander perfekt harmonieren.

Muss mir jedoch auch nochmal das Handbuch besorgen. Denke ich kratze mit meinem Workflow immer noch an der Oberfläche.
 
ich raff trotzdem noch nicht so recht den ultimativen workflow...

der nutzen soll ja sein sich nicht Tod zu suchen, jedoch wenn ich alles doppelt habe wird es ja nicht unbedingt erleichtert!
 
Lies dich mal durch's Handbuch... Du musst nix doppelt haben :)
 
Ohne Gewähr, da ich das Programm nicht einsetze. Ich habe es aber mal in Erwägung gezogen und mir folgendes notiert:

Ordner bzw. Datei reinziehen -> Importieren = Kopieren in die Datenbank

Ordner bzw. Datei bei gedrückten cmd- und alt-Tasten reinziehen -> Indexieren = Link in die Datenbank
 
jedoch wenn ich alles doppelt habe wird es ja nicht unbedingt erleichtert!

Wie kommst du darauf, dass du dann alles doppelt hast ? Wenn ich dich richtig verstanden habe, dann nutzt du derzeit die Trial.
Wie gehst du mit den Dokumenten derzeit vor?
 
Na ich habe derzeit ausprobiert, pdfs welke aufm Desktop lagen in dt zu importieren, klar kein Problem sind nach ein paar Sekunden drin und lassen sich taggen, umbenennen, verschieben, in Gruppen sortieren jnd in durchsuchbare pdf bringen alles tutti ABER dann müsste ich ja die Dateien welche noch aufm Schreibtisch liegen löschen, da ich sonst alles doppelt hätte.

Normalerweise würde ich die Dateien aufm Schreibtisch im Finder in entsprechende Ordner einsortieren und dann liegen se Sa und suchen kann ich per spotlight wenn ich in etwa weiß wie die Datei heißt oder über scrollen der ordnerstruktur was ja bislang auch ging.

Vielleicht tue ich mich auch einfach bissel schwer damit die ursprungsdateien dann auch zu löschen.

Anderes Thema:

Wie ist das eigentlich mit dem syncron halten auf iMac und MacBook Air? Wie funktioniert das am besten?

edit:

wenn ich Sachen in dt importiert habt, werden prinzipiell alle Sachen in durchsuchbare pdf umgewandelt und anschließend die ursprünglich importierten Daten ohne durchsuchfunktion gelöscht?
 
1. Es gibt eine Tastenkombination, mit der die Daten vom Desktop in DT verschoben (und nicht kopiert werden). Habe diese jedoch vergessen :)
Ich schiebe meine Dokumente in den Sorter und lösche anschließend die Daten vom Desktop.

2. Du kannst deine Dokumente vom Desktop nach dem Import bedenkenlos löschen. Bei Bedarf kannst du die Datei aus DT exportieren, oder mit rechter Maustaste und im Finder anzeigen direkt anzeigen lassen.

3. Spotlight vs. DT. Dazu könnte man selbst schon 3 Seiten schreiben. Kurz und knapp: DT ist wesentlich ausgereifter. Durchsucht das gesamte Dokument (nach vorherigem OCR), und zeigt die Trefferübersicht per Rangfolge der Übereinstimmung an. Hilft enorm beim Einsortieren der Daten. Soll heißen, eine Rechnung von der Telekom wird im Ordner Rechnungen - Telekom abgelegt. Trifft die nächste Monatsrechnung ein, darfst du 3 mal raten, welchen Ordner dir DT zur Einsortierung anbietet ? :)

4. Sync keine Ahnung. Evtl. NAS? Ist im Endeffekt eine Datenbankdatei, in der alles gespeichert wird.

5. Durchsuchbare PDF: Kannst du in den Einstellungen festlegen. Bei mir läuft das wie folgt ab: Datei wird eingescannt und im Ordner auf dem Desktop gespeichert. Eine Ordnerfunktion lässt DT starten, dort wird automatisch eine Queue aufgebaut und alles der Reihe nach OCRt. Anschließend im Eingangsordner als ungelesen dargestellt. Die importiere Ursprungsdatei wird in den Papierkorb geschoben. Auch die Datei auf dem Desktop wird automatisch in den Papierkorb geschoben. Jetzt muss ich nur noch die Dokumente bei Bedarf benennen, und in Gruppen einteilen.
Bei der Gruppenzuweisung schlägt mir DT entsprechendes schon vor.

6. Nutze jedoch auch noch nicht solange DT und kratze mit meiner Arbeitsweise bestimmt nur an der Oberfläche. Bin daher für weitere Ideen und Arbeitserleichterungen dankbar.
 
Danke, soll heissen, du hast auf deinem Mac unter Dokumente keine Dateien mehr weil eigentlich alles im DT ist?

Zu 1. Kann man im Sorter bereits mehrere Möglichkeiten als den Eingang definieren? Auch ist es anscheinend ein Unterschied den Eingang aus dem Sorten und dem Eingang in meiner Datenbank? Wenn ich Dateien in den Sorten schiebe dann sind eise bei DT drin, ich muss die Dateien oder den Ordner aber erst unter offene Datenbanken in die Db schieben damit es dann da liegt und anschließend aus dem Eingang der entsprechenden DB in die angelegten Ordner bzw. Gruppen sortieren! Ist das nicht kompliziert bzw ein falsches vorgehen von mir?

Zu 2. Das mit dem wieder exportieren oder auf den Schreibtisch ziehen habe ich auch bereits festgestellt. Danke

Zu 3. Kannst du mir noch ein zwei Worte dazu schreiben wie ich in diesen Genuss komme, dass mir das Programm einen Ordner vorschlägt? Wenn ich ne neue Datei in den Sorten schmeisse dann liegt diese eben im Eingang aber es kommt kein Vorschlag o.ä.!

Zu 4. Habe da schon eine Idee über Wuala, aber das bekomm ich wohl hin

Zu 5. Ich wäre dir natürlich sehr dankbar, wenn du mit einen Ansatzpunkt für eine solche Ordneraktion geben könntest.

Edit:

habe gerade mal auf dem Schreibtisch einen Ordner angelegt und auf Ordneraktion konfigurieren das script devonthink import, ocr & delete ausgewählt und aktiviert. nachdem ich drei Daten in den Ordner geschoben habe passiert bloss leider nichts. Jemand nen Tipp?
 
Ja, unter Dokumente habe ich nichts mehr. Alles landet direkt in DT.

1. Der Sorter schiebt alles in den Eingangsordner. Dieser ist übergeordnet, solltest du mehrere Datenbanken haben. Von dort schiebst du die Daten in deine Datenbank und dort kannst du dir eine Gruppe zum Einsortieren anzeigen lassen.

2. ok.

3. Datei einmal anklicken. Dann sind rechts Symbole. Dort auf den Zauberhut (sieht aus wie einer) klicken und dann taucht rechts eine Spalte auf mit den Gruppen, per Rangfolge.

4. Lass es mich wissen, wenn es geklappt hat.

5. in DT gibt es bereits Scripte dafür. Ist hier schon näher beschrieben worden. Daher möchte ich das nicht doppelt machen.
 
Zu 1: ich habe eine DB, du mehrere?

Zu 3: Hab ich gefunden, nur leider noch nicht viele Vorschläge, da DB noch fast leer ist!

Zu 4: werde es mal ausprobieren!

Zu 5: Habe auf der 3 oder 4 Seite entwas dazu gefunden. Und siehe da es funktioniert. :)

Hast ne Idee wieso meine Dateien wenn ich diese in einen Ordner verschiebe und ich unter Infos gucke, nicht den Tag des Ordnernamens bekommen?
 
Zuletzt bearbeitet:
Habe mehrere Datenbanken, um berufliches von privatem zu trennen.

Ist aber Geschmacksache.
 
habe mir mal die von dir zitierte Seite auf der 3 oder 4 durchgelesen und hey die war richtig gut.

mich schreckt noch son bissel der preis ab weil ich nicht genau weiß ob ich dann auch dabei bleiben kann oder werde...

hast du ein tipp, wieso meine Dateien nicht die tags der Ordner bzw gruppennamen bekommen?
 
Die Motivation liegt bei mir am Scanner. Hatte erst so einen Scanner im All in One Drucker versucht.
Dauert aber ewig und macht nach 3 Seiten keinen Spass mehr.

Dann kam der Scansnap S1500M. Wird nun seit 2 Monaten fast täglich benutzt und es läuft alles perfekt.
Das Scannen ist damit eine Freude.
 
Naja ich habe ja eigentlich nen super Scanner, der steht bloß leider im Büro !
 
Zurück
Oben Unten